Vorbereitung auf einen Notfall

Notfallbeauftragte·r

Natürlich ist das Erstellen und Implementieren eines Notfallplans mit Zeit verbunden. Für den Anfang ist es jedoch elementar, dass man eine·n geeignete·n Notfallbeauftragte·n benennt, der·die sich auf Tagungen, Weiterbildungen oder in der Fachliteratur informiert und dieses Wissen regelmäßig an die von ihm·ihr organisierte Notfallgruppe (2-4 Mitarbeiter·innen, die sich regelmäßig treffen und die Notfallplanung vorantreiben) und andere Mitarbeiter·innen weitergibt.

Basisnotfallplan

Des Weiteren muss ein Basisnotfallplan erarbeitet werden, der vor allem die wichtigsten Telefonnummern und Dienstleister·innen dokumentiert. Parallel dazu ist es von Bedeutung, Kontakte zu geeigneten Dienstleister·innen und Hilfskräften in der Umgebung zu knüpfen. Hierzu gehören vor allem die Feuerwehr und die Polizei, die man unbedingt einladen sollte, sich bei einem Besichtigungstermin oder einer Brandschau mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut zu machen. Ein positiver Nebeneffekt solcher Besuche kann sein, dass die Fachkräfte bei den Begehungen Tipps zur Prävention, zur Verbesserung der Sicherheit oder des Brandschutzes geben.

Bergungs- und Schutzpläne

Wenn man Bergungs- oder Kulturgutschutzpläne entwirft, die zur Bergung im akuten Notfall dienen, kann man sich z. B. an Feuerwehrplänen (DIN 14095) orientieren. So kann sichergestellt werden, dass die Informationen zweifelsfrei von allen Fachkräften schnell erfasst werden können. Hilfreich ist auch die Empfehlung der Archivreferentenkonferenz "Notfallvorsorge in Archiven", die 2010 vom Bestandserhaltungsausschuss ausgearbeitet worden ist. Hinweise zur Notfallplanung geben die technischen Regeln VdS 3434 (Leitfaden für die Erstellung von Evakuierungs- und Rettungsplänen für Kunst und Kulturgut) und VdS 2847-11 (Notfallprävention und -planung für Museen, Galerien und Archive).

Ein Grundvorrat der nötigsten Verpackungsmaterialien, um im Schadensfall sofort mit der Bergung und Versorgung der Bestände beginnen zu können, sollte in Form von Notfallboxen angeschafft werden. Äußerst hilfreich und ressourcensparend können die Gründung eines regionalen Notfallverbunds und die generelle Vernetzung mit anderen Kultureinrichtungen sein.

Was gehört in den Notfallplan?

• Beispiel Alarmplan
• Ablaufplan Erstreaktion
• Telefonnummern: Notfallbeauftragte·r, Vertreter·in, Notfallgruppe, Notrufnummern, Direktion, Mitarbeiter·innenliste
• Telefonliste: Rettungskräfte, Dienstleister·innen (Tiefgefrieren, Gefriertrocknen), Restaurator·innen, Bergungskräfte-Mobilisierung, Transportunternehmen, technischer Support
• Allgemeine Informationen (müssen auch bei Feuerwehr und Polizei vorliegen)
• Lagepläne, Anfahrt, Lage der Brandmeldezentrale, Stellflächen für Fahrzeuge
• Löschwasserversorgung
• Lagerung gefährlicher Stoffe und Güter (wo, was, wie viel?)
• Notwendigkeit besonderer Schutzausrüstungen oder besonderer Löschmittel
• Bergungsinformationen
• Bestandspläne, Bürobesetzungspläne, Magazinpläne, Bergungspläne und Kulturgüterschutzpläne, gegebenenfalls Prioritätenliste
• Ausweichmagazine
• Transportmöglichkeiten und Transportvorbereitung (Transportkisten, Adressaufkleber)
• Anweisungen für den Umgang mit geschädigtem Archiv- und Bibliotheksgut
• Detaillierter Ablaufplan, um planmäßiges Vorgehen nach Erstreaktion zu ermöglichen
• Informationen über die Notfallboxen (Nachkaufmöglichkeiten)
• Zusätzliche Infos zu Dienstleister·innen (Transport, Material, Kühlhäuser für die Zwischenlagerung vor dem Gefriertrocknen, Fachfirmen zur Gefriertrocknung, Hilfskräfte, externe Restaurator·innen)