Das 2017 von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) aufgelegte Sonderprogramm zur Erhaltung des schriftlichen Kulturguts kommt Projekten von Bundes-, Landes-, kommunalen und kirchlichen Einrichtungen sowie weiteren Träger·innen (z. B. Stiftungen oder Vereine) zugute. Der Bund unterstützt Vorhaben zum Originalerhalt grundsätzlich mit bis zu 50%.

Was wird gefördert?

Das BKM-Sonderprogramm unterstützt Projekte für die Erhaltung national wertvollen schriftlichen Kulturguts, das aus wissenschaftlicher oder historischer Sicht von überregionaler Bedeutung ist. Dazu zählen:

  • Pflichtexemplare, geschlossene Sammlungen, Spezialbestände oder Sondersammelgebietsbestände
  • Bestände mit überregionaler Bedeutung, hoher Nutzung und hohem multiperspektivischen bzw. komparatistischen Auswertungspotential
  • wertvolle unikale Werke und Rara (intrinsischer Wert)
  • Bestände, die für die Absicherung von Lehre, Forschung und Verwaltung langfristig unverzichtbar sind

Im BKM-Sonderprogramm werden vor allem Mengenverfahren wie Massenentsäuerung oder Verpackung und konkrete bestandsbezogene Vorbereitungsmaßnahmen wie Schadenserfassung unterstützt. Förderfähig ist zudem die konservatorisch-restauratorische Vorbereitung für Digitalisierungsvorhaben. Kooperative Anträge werden ausdrücklich begrüßt. Bei der Auswahl der Projekte werden folgende Kriterien gleichrangig herangezogen: Gefährdungsgrad, historische oder wissenschaftliche Bedeutung, Nutzungshäufigkeit. Für die Ausgestaltung des konkreten Förderinhalts sind die Festlegungen der Fördergrundsätze maßgebend. 

Wer kann eine Förderung beantragen?

Antragsberechtigt sind alle Einrichtungen des öffentlichen und des privaten Rechts sowie in kirchlicher Trägerschaft. Bei objektbezogenen Maßnahmen müssen die Bestände öffentlich zugänglich sein. Auch muss die Nachhaltigkeit von konservatorischen Maßnahmen, z.B. durch fachgerechte Lagerung, gewährleistet sein. Antragsberechtigt sind ausschließlich juristische Personen mit Sitz in Deutschland.

Durch wen wird gefördert und welche Mittel stehen zur Verfügung?

Fördermittelgeberin ist BKM, zum Einsatz kommen Bundesmittel. Der Bund fördert maximal 50% der Projektkosten. Voraussetzung ist, dass die Antragsteller·innen mindestens 50% Eigenmittel bzw. Landes- oder Drittmittel einbringen (Kofinanzierung). Eine Ausnahme bilden Einrichtungen in Trägerschaft des Bundes, die bis zu 100% der Projektkosten geltend machen können. Ob Landesmittel zur Kofinanzierung zur Verfügung stehen, ist von Land zu Land unterschiedlich und hängt maßgeblich von der Existenz eines Landesprogramms ab. Einen ersten Überblick bietet unsere Zusammenstellung der Landesinitiativen.

Fördermittel können in Höhe von 5.000 Euro bis 200.000 Euro beantragt werden. Die Ausreichung über die KEK erfolgt mittels Antrags- und Bewilligungsverfahren als Zuwendung. In begrenztem Umfang ist eine Förderung mehrjähriger Projekte bis zu drei Jahren möglich. Alternativ können größere Vorhaben als Fortsetzungsprojekte beantragt werden, sofern eine Schadenserfassung durchgeführt wurde bzw. ein übergreifendes Konzept zur Behandlung erkennbar ist.

Schritte zur erfolgreichen Projektdurchführung

Wo erhalte ich Informationen?

Informationen zu Fristen und Formularen finden Sie unter Aktuelles. Einen Überblick über abgeschlossene Vorhaben finden Sie im Projektbereich unseres Portals. Wir beraten Sie gern zu Fragen der Antragsstellung:

  • telefonisch: 030 266 431454 (Dr. Ursula Hartwieg), 030 266 431451 (Dr. Björn Schmidt) oder 030 266 431459 (Dr. Anna Boroffka)
  • per Mail: kek-foerderlinien(at)sbb.spk-berlin.de

Was gilt es vor Antragstellung zu beachten?

Vor der Antragsstellung sollte das Projekt inhaltlich und finanziell klar umrissen und vorbereitet werden. Dazu gehören u.a. die folgenden Schritte:

  • Projekt definieren (Bestand, Maßnahme, Begründung, Zeitplan etc.)
  • Kosten kalkulieren und Finanzierung planen (förderfähig sind ausschließlich Kosten, die im beantragten Projektzeitraum entstehen)
  • ggfs. zusätzliche Finanzierungsquellen klären (bspw. über Landesprogramme oder sonstige Drittmittel)
  • ggfs. Kontakt zur verantwortlichen Landesstelle aufnehmen

Welche Fristen gibt es zu beachten?

Die Antragsfrist endet jedes Jahr am 31. Januar.

Bitte beachten Sie, dass die Anträge in dieser Förderlinie für das Ersttestat vorher an die für Sie zuständige Landesstelle gesendet werden müssen – unabhängig davon, ob sie zusätzliche Landesmittel beantragen oder nicht. Die Fristen auf Landesebene liegen einige Wochen vor dem 31. Januar. Informieren Sie sich bitte vorab, damit die Anträge fristgemäß bei uns eintreffen können. Wenn Sie unsicher sind, welche Landesstelle bzw. welches Ministerium für Sie zuständig ist, können Sie sich an die jeweiligen Expert·innen oder an uns wenden.

Welche Unterlagen brauche ich?

Das Antragsformular finden Sie auf der Website der BKM. Der Vordruck sollte möglichst am Bildschirm ausgefüllt werden. Eine ausschließlich digitale Antragstellung ist nicht möglich. Beizufügen sind die im Formular näher bezeichneten Unterlagen. Hierzu gehört insbesondere eine qualifizierte Kostenschätzung (z.B. Kostenvoranschlag, Vorjahreskalkulation, Rahmenvertrag oder Kosten über Zentralwerkstatt).

Welche Schritte sind zur Antragstellung erforderlich?

  • Antrag vollständig ausfüllen (Punkte 1 bis 4)
  • Antrag von einer zeichnungsberechtigten Person handschriftlich unterschreiben lassen
  • in analoger, einfacher Ausfertigung per Post und ggf. digital an die für Sie verantwortliche Landesstelle senden

Die Landesstelle füllt im Anschluss die Punkte 5 bis 9 aus und erstellt ein Ersttestat. Erst danach – und nur bei positiv bewerteten Anträgen – sendet das Land die Anträge fristgerecht an uns weiter. Voraussetzung der Förderung ist eine positive Erstbewertung des Antrags auf Landesebene, bei der auch die Landesstellen für Bestandserhaltung bzw. die von den Ländern berufenen Expert·innen beteiligt werden können. Nehmen Sie daher vor Einsenden Ihres Antrags Kontakt mit Ihren Ansprechpartner·innen auf. Dies erleichtert eine reibungslose Bearbeitung. Anträge, bei denen von Landesseite der Einsatz zusätzlicher Bestandserhaltungsmittel im Vergleich zum Vorjahreshaushalt angeboten wird, werden vorrangig berücksichtigt. Eine Förderung des Projektes ist nur zulässig, wenn die Gesamtfinanzierung gesichert ist.

Was sind die Kriterien für eine erfolgreiche Antragstellung?

Kriterien für die Bewertung der Anträge durch den Fachbeirat der KEK sind neben der Nachvollziehbarkeit der Angaben ein deutlicher Bezug zu den Fördergrundsätzen des BKM-Sonderprogramms. Nicht fristgerecht eingereichte Anträge können leider nicht berücksichtigt werden.

Um welche Finanzierungsart handelt es sich?

Es handelt sich um eine Projektförderung, d.h. es werden zeitlich und inhaltlich begrenzte Vorhaben unterstützt. Zuwendungsfähig sind u.a. projektbezogene Personalausgaben (jedoch keine Personalausgaben für Stammpersonal), Ausgaben für Dienst- und Werkvertragsleistungen und projektbezogene Sachausgaben, z.B. für Arbeits- und Verbrauchsmaterialien oder Öffentlichkeitsarbeit. Investitionen können nicht gefördert werden. 

Für die Bewilligung der Zuwendung gilt die Anteilfinanzierung (vgl. VV Nr. 2.2.1 zu § 44), d. h. es wird nur ein Teil der beantragten Ausgaben finanziert. Für die verbleibende Differenz zu den Gesamtausgaben müssen die Antragsteller·innen Eigen- und/oder Landesmittel oder weitere Drittmittel bereitstellen. Maßnahmen können mit bereits für die Bestandserhaltung etatisierten Mitteln gegenfinanziert werden. Die Förderung erfolgt nach einem bestimmten Prozentsatz der zuwendungsfähigen Ausgaben mit Höchstbegrenzung des Zuwendungsbetrags. Die zu beantragende Bundesbeteiligung beträgt maximal 50%. Dies ist beim Mittelabruf sowie bei der Mittelverwendung und -abrechnung stets zu beachten. Einrichtungen in Trägerschaft des Bundes können mit bis zu 100% der Projektkosten gefördert werden.

Die Projektmittel werden in der Regel in Form einer nicht rückzahlbaren Zuwendung gewährt. Sind die Antragsteller∙innen allgemein oder für das Vorhaben zum Vorsteuerabzug nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) berechtigt, so müssen die sich daraus ergebenden Vorteile im Finanzierungsplan ausgewiesen werden. Zuwendungsfähig sind in diesem Fall nur die Nettopreise.

Wie geht es nach der Beantragung weiter?

Nach Ablauf der Antragsfrist werden alle Anträge vom Fachbeirat der KEK geprüft, der anschließend eine Empfehlung ausspricht. Für die Förderung im BKM-Sonderprogramm stehen nur begrenzte Mittel zur Verfügung, deshalb ist die Zahl der jährlich bewilligten Projekte begrenzt. Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht. Die Zuwendungen aus Bundesmitteln sind freiwillige Zahlungen.

Was geschieht im Fall der Bewilligung?

Auf Grundlage der Empfehlung des KEK-Fachbeirats erfolgt der Beschluss seitens der Förderinn BKM. Bei Bewilligung ihres Projekts erhält die entsprechende Einrichtung einen Zuwendungsbescheid. Mit diesem werden die Angaben des Förderantrags und Finanzierungsplans für verbindlich erklärt (ggf. ist Auflagen zuzustimmen). Die Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-Gk bzw. ANBest-P) sind ein verbindlicher Bestandteil des Zuwendungsbescheids. Er ist die verwaltungsrechtliche Grundlage für die Projektdurchführung und -abrechnung. Alle Auflagen und Bedingungen sind für Zuwendungsempfänger·innen verbindlich.

Wann kann mit dem geplanten Projekt begonnen werden?

Das Projekt kann erst mit Erteilung des Zuwendungsbescheids begonnen werden (i.d.R. Beginn des Bewilligungszeitraums). Ausgaben vor Projektbeginn bzw. vor Beginn des Bewilligungszeitraums werden grundsätzlich nicht anerkannt. Hinsichtlich der Vergabe gilt: Als Vorhabenbeginn ist der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- und Leistungsvertrags zu werten. Zulässig sind die vorherige Erkundung der Interessenlage, Voranfragen, Informationsbeschaffung sowie die Sicherstellung der Logistik, sofern noch keine Zahlungen getätigt und rechtliche Verbindlichkeiten eingegangen werden. Das Ingangsetzen von Vergabeverfahren ist noch kein vorzeitiger Maßnahmebeginn. Im Ausnahmefall kann mit einer ausführlichen und nachvollziehbaren schriftlichen Begründung ein vorzeitiger Maßnahmebeginn beantragt werden.

Wie werden die bewilligten Mittel ausgezahlt und welche Fristen gelten für ihre Verwendung?

Die bewilligten Zuwendungen werden auf der Grundlage des Auszahlungsverfahrens ausgezahlt. Die benötigten Mittel müssen durch die Zuwendungsempfänger∙innen bei der KEK beantragt werden. Hierfür ist das Formular für die Mittelanforderung zu verwenden. Projektmittel sollten nur dann angefordert werden, wenn die Beträge innerhalb von 6 Wochen verausgabt werden können. Nicht in diesem Zeitraum eingesetzte Mittel sind zeitnah zurückzuzahlen bzw. zu verzinsen, wenn keine Rückzahlung erfolgt. Mittelanforderungen sind innerhalb des laut Zuwendungsbescheid festgelegten Bewilligungszeitraums einzureichen.

Wurden die Projektmittel bis zum Ende des Bewilligungszeitraums nicht beantragt, besteht kein weiterer Anspruch auf eine Auszahlung. Für die letzte Mittelanforderung ist deshalb zwingend zu beachten, dass diese spätestens zu dem von der KEK benannten Termin eingereicht wird (in der Regel der 05. November). Das Datum der Fälligstellung der Mittel kann unabhängig davon gewählt werden, muss aber innerhalb des Bewilligungszeitraums erfolgen. Nicht benötigte Mittel sowie Erstattungen von nicht verbrauchten Mitteln sind unverzüglich nach Projektabschluss an die KEK zu überweisen, unabhängig vom Vorlagetermin des Verwendungsnachweises.

Weitere Informationen finden Sie in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest).

Sind Änderungen in der Maßnahmedurchführung und Finanzierung möglich?

Grundlegende Änderungen in der Durchführung und Finanzierung (z.B. Verschiebungen bei den Einzelansätzen um mehr als 20 %, zusätzliche nicht beantragte Positionen oder zusätzliche Deckungsmittel) bedürfen der Zustimmung der KEK. Für entsprechende Änderungen gilt deshalb eine Mitteilungspflicht. Bei gegenüber den Kostenberechnungen gesunkenen Preisen ist nach Rücksprache mit der KEK die Möglichkeit zu prüfen, ob der Restbetrag im Rahmen der Zweckbindung und unter Beibehaltung der Kofinanzierung verwendet werden kann.

Weitere Informationen finden Sie in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest).

Was gilt es nach Projektabschluss zu beachten?

Nach Abschluss des Projekts ist ein Verwendungsnachweis einzureichen. Termin und Anforderungen sind im Zuwendungsbescheid festgelegt. Der Verwendungsnachweis besteht aus:

  • Sachbericht: dokumentiert die Projektmaßnahmen. Darzustellen ist die Verwendung der Mittel sowie das Ergebnis in Bezug auf die vorgegebenen Ziele. Auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises ist einzugehen.
  • Zahlenmäßiger Nachweis:  tabellarische Belegübersicht, in der die Gesamtausgaben, d.h. sämtliche Einnahmen (Eigenmittel, Drittmittel, Zuwendungen) und Ausgaben, vollständig mit Belegnummer und Datum ausgewiesen werden.
  • Erfolgskontroll-/Projektbericht: dokumentiert den Beitrag des Projekts zu den förderpolitischen Zielen (wesentliche Ergebnisse, gesammelte Erfahrungen, nachhaltige Wirkung, Nachnutzbarkeit).

Für den Verwendungsnachweis und den Erfolgskontroll-/Projektbericht ist der von der KEK bereitgestellte Vordruck zu verwenden. Alle notwendigen Anlagen sind beizufügen (z.B. Rechnungskopien, Nachweise zur Einhaltung der Vergabebestimmungen).

Wie mache ich auf mein Projekt aufmerksam?

Die Zuwendungsempfänger∙innen haben in geeigneter Weise für eine angemessene Öffentlichkeitsarbeit zu sorgen. Rechtzeitige Mitteilungen über wesentliche Fortschritte sind ausdrücklich erwünscht. Über Presseinformationen ist die KEK möglichst tagesaktuell zu unterrichten. Publikationen und sonstige Veröffentlichungen, die im Kontext des Förderprojekts entstanden sind, sind per E-Mail an die KEK zu senden (Link oder PDF).

Welche Richtlinien gibt es für Veröffentlichungen?

In Publikationen zum Projekt sind die KEK und BKM als Förderin namentlich zu nennen. In Online-Veröffentlichungen ist zudem ein Link auf das KEK-Portal zu setzen. Je nach Art der Publikation sind die Logos von KEK und BKM an geeigneter Stelle abzubilden. Dateien und Styleguides können unter kek-presse(at)sbb.spk-berlin.de angefordert werden.