Das 2017 von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) aufgelegte Sonderprogramm zur Erhaltung des schriftlichen Kulturguts kommt Projekten von Bundes-, Landes-, kommunalen und kirchlichen Einrichtungen sowie sonstigen Trägern wie Stiftungen und Vereinen zugute. Der Bund unterstützt deren Vorhaben zum Erhalt des schriftlichen Kulturguts grundsätzlich mit bis zu 50 Prozent.

Was wird gefördert?

Das BKM-Sonderprogramm unterstützt Projekte für die Erhaltung national wertvollen schriftlichen Kulturguts, das aus wissenschaftlicher oder historischer Sicht von überregionaler Bedeutung ist. Dazu zählen:

  • Pflichtexemplare, geschlossene Sammlungen, Spezialbestände, Sondersammelgebietsbestände
  • Bestände mit überregionaler Bedeutung, hoher Nutzung und hohem multiperspektivischen bzw. komparatistischen Auswertungspotential
  • wertvolle unikale Werke und Rara (intrinsischer Wert)
  • Bestände, die für die Absicherung von Lehre, Forschung und Verwaltung langfristig unverzichtbar sind

Entsprechend den "Bundesweiten Handlungsempfehlungen" sollen vor allem Mengenverfahren wie Massenentsäuerung, Trockenreinigung und Verpackung gefördert werden. Darüber hinaus ist die Schadenserfassung von Beständen förderfähig. Bei der Auswahl der Förderprojekte werden für das zu behandelnde schriftliche Kulturgut folgende Kriterien gleichrangig herangezogen:

  • Gefährdungsgrad
  • historische oder wissenschaftliche Bedeutung
  • Nutzungshäufigkeit

Für die Ausgestaltung des konkreten Förderinhalts sind die Festlegungen der Fördergrundsätze maßgebend. Diese können hier eingesehen werden.

Wer kann eine Förderung beantragen?

Antragsberechtigt sind grundsätzlich alle Einrichtungen des öffentlichen und des privaten Rechts sowie in kirchlicher Trägerschaft. Adressaten sind Bibliotheken und Archive als beantragende oder als koordinierende Institutionen – in erster Linie Einrichtungen mit zentralen Funktionen im Gesamtsystem der Überlieferungssicherung. Antragsberechtigt sind ausschließlich juristische Personen mit Sitz in Deutschland.

Durch wen wird gefördert und welche Mittel stehen zur Verfügung?

Fördermittelgeber ist die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM), zum Einsatz kommen Bundesmittel. Der Bund fördert maximal 50 Prozent der gesamten Projektkosten. Voraussetzung ist also, dass die Antragsteller die Projekte zu mindestens 50 Prozent mit Eigenmitteln und/oder durch Landes- oder weitere Drittmittel mitfinanzieren. Eine Ausnahme bilden durch den Bund finanzierte Einrichtungen, die mit bis zu 100 Prozent der gesamten Projektkosten gefördert werden.

Fördermittel können grundsätzlich in einer Höhe ab 5.000 Euro bis 200.000 Euro beantragt werden.

Die Ausreichung der Mittel erfolgt mittels Antrags- und Bewilligungsverfahren über die KEK als Zuwendung.

In begrenztem Umfang ist auch eine Förderung mehrjähriger Projekte bis zu drei Jahren möglich. Alternativ können größere Vorhaben im Anschluss an ein bereits abgeschlossenes Förderprojekt als Fortsetzungsprojekt beantragt werden, sofern eine Schadenserfassung durchgeführt wurde bzw. ein übergreifendes Konzept zur Behandlung erkennbar ist.

Schritte zur erfolgreichen Projektdurchführung
Planen

Wo erhalte ich Informationen?

Neben den auf dieser Seite versammelten Hinweisen, finden Sie sämtliche Informationen in den Fördergrundsätzen, die hier eingesehen werden können. Einen Einblick über bereits geförderte Projekte im BKM-Sonderprogramm finden Sie im Projektbereich unseres Portals.

Wir beraten Sie gern zu weiteren Fragen der Antragsstellung:

Was gilt es vor Antragstellung zu beachten?

Vor der Antragsstellung sollte das Projekt inhaltlich und finanziell klar umrissen und vorbereitet werden. Dazu gehören u.a. die folgenden Schritte:

  • Projekt definieren (Bestand, Maßnahme, Begründung, Zeitplan etc.)
  • Kosten kalkulieren und Finanzierung planen
  • ggfs. zusätzliche Finanzierungsquellen klären (bspw. über Landesprogramme oder sonstige Drittmittel)
  • ggfs. Kontakt zur verantwortlichen Landesstelle aufnehmen
Beantragen

Welche Fristen gibt es zu beachten?

Die Antragsfrist endet jedes Jahr am 31. Januar.

Bitte beachten Sie, dass die Anträge in dieser Förderlinie für das sogenannte Ersttestat vorher an die für Sie zuständige Landesstelle gesendet werden müssen – unabhängig davon, ob sie zusätzliche Landesmittel beantragen oder nicht. Die Fristen auf Landesebene liegen daher einige Wochen vor dem 31. Januar. Erkundigen Sie sich bitte vorab, welche Fristen eingehalten werden müssen, damit die Anträge fristgemäß bei uns eintreffen können. Wenn Sie nicht wissen, welche Landesstelle bzw. welches Ministerium für Sie zuständig ist, können Sie sich an die jeweiligen Expertinnen und Experten oder an uns wenden.

Welche Unterlagen brauche ich?

Die Förderanträge sind mittels des bereitgestellten Vordrucks einzureichen, der hier abgerufen werden kann. Der Antragsvordruck sollte möglichst am Bildschirm ausgefüllt werden. Eine ausschließlich digitale Antragstellung ist nicht möglich.

Dem Antrag sind die im Antragsformular näher bezeichneten Unterlagen beizufügen. Hierzu gehört insbesondere eine qualifizierte Kostenschätzung (z.B. Kostenvoranschlag, Vorjahreskalkulation, Rahmenvertrag, Kosten über Zentralwerkstatt).

Welche Schritte sind zur Antragstellung erforderlich?

  • Antrag vollständig ausfüllen (Punkte 1 bis 4)
  • Antrag von einer zeichnungsberechtigten Person handschriftlich unterschreiben lassen
  • in analoger, einfacher Ausfertigung per Post und ggf. digital an die für Sie verantwortliche Landesstelle senden

Die Landesstelle füllt im Anschluss die Punkte 5 bis 9 aus und erstellt ein Ersttestat. Erst danach – und nur bei positiv bewerteten Anträgen – sendet das Land die Anträge fristgerecht an uns weiter.

Voraussetzung der Förderung ist eine positive Erstbewertung des Antrags auf Landesebene (sog. Ersttestat), bei der auch die Landesstellen für Bestandserhaltung und die von den Ländern für die Sparten Bibliothek und Archiv berufenen Expertinnen und Experten beteiligt werden können. Nehmen Sie daher idealerweise vor Einsenden Ihres Antrags entsprechend Kontakt mit Ihren Ansprechpartner*innen auf. Dies erleichtert eine reibungslose Bearbeitung. Anträge, bei denen von Landesseite der Einsatz zusätzlicher Bestandserhaltungsmittel im Vergleich zum Vorjahreshaushalt angeboten wird, werden vorrangig berücksichtigt. Eine Förderung des Projektes ist nur zulässig, wenn die Gesamtfinanzierung gesichert ist.

Was sind die Kriterien für eine erfolgreiche Antragstellung?

Kriterien für die Bewertung der Anträge durch den Fachbeirat der KEK sind neben der Nachvollziehbarkeit der Angaben ein deutlicher Bezug zu den Grundprinzipien, die in den Fördergrundsätzen des BKM-Sonderprogramms festgelegten werden. Wichtig ist überdies, dass der Antrag innerhalb der Antragsfrist eingeht. Anträge, die außerhalb der Fristen eingereicht werden, können leider nicht berücksichtigt werden.

Um welche Finanzierungsart handelt es sich?

Bei der Förderung durch das BKM-Sonderprogramm handelt es sich um eine Projektförderung (im Gegensatz zur institutionellen Förderung), d.h. es werden zeitlich und inhaltlich begrenzte Vorhaben gefördert. Für die Bewilligung der Zuwendung gilt die Anteilfinanzierung (vgl. VV Nr. 2.2.1 zu § 44).

Im BKM-Sonderprogramm wird die Zuwendung nur für einen Teil der beantragten Ausgaben bewilligt. Für die verbleibende Differenz zu den Gesamtausgaben muss der Antragsteller Eigenmittel und/oder Landes- oder weitere Drittmittel bereitstellen. Antragssteller können die Maßnahmen mit bereits für die Bestandserhaltung etatisierten Mitteln gegenfinanzieren. Die Finanzierung des Projekts erfolgt nach einem bestimmten Prozentsatz der zuwendungsfähigen Ausgaben mit Höchstbegrenzung des Zuwendungsbetrags. Die zu beantragende Bundesbeteiligung beträgt maximal 50 Prozent. Dieser Prozentsatz ist beim Mittelabruf sowie bei der Mittelverwendung und -abrechnung stets zu beachten. Projekte von Einrichtungen, welche vollständig durch den Bund finanziert werden, können mit bis zu 100 Prozent der gesamten Projektkosten gefördert werden. Fördermittel können grundsätzlich in einer Höhe ab EUR 5.000 bis EUR 200.000 beantragt werden.

Die Zuwendungen werden in der Regel in Form einer nicht rückzahlbaren Zuwendung gewährt.

Sind die Antragsteller allgemein oder für das Vorhaben zum Vorsteuerabzug nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) berechtigt, so müssen die sich daraus ergebenden Vorteile im Finanzierungsplan ausgewiesen werden. Zuwendungsfähig sind in diesem Fall nur die Nettopreise.

Zu den zuwendungsfähigen Ausgaben gehören u.a. projektbezogene Personalausgaben (jedoch keine Personalausgaben für Stammpersonal), Ausgaben für Dienst- und Werkvertragsleistungen und projektbezogene Sachausgaben, z.B. für Arbeits- und Verbrauchsmaterialien oder Öffentlichkeitsarbeit. Investitionen können nicht anerkannt werden.

Wie geht es nach der Beantragung weiter?

Nach Ablauf der Frist zur Einreichung von Anträgen auf Förderung werden alle vorliegenden Anträge auf ihre Förderwürdigkeit und im Hinblick auf die rechtliche Zulässigkeit der Förderung geprüft. Durch den Fachbeirat der KEK erfolgt eine Empfehlung hinsichtlich der jeweiligen Antragslage. Für die Förderung von Projekten stehen jährlich nur begrenzte Mittel zur Verfügung, deshalb ist die Zahl der zu bewilligenden Anträge begrenzt. Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht. Die Zuwendungen der Bundesmittel sind freiwillige Zahlungen.

Durchführen

Was geschieht im Fall der Bewilligung?

Auf Grundlage der Empfehlung des Fachbeirats der KEK erfolgt der Beschluss seitens der Förderin BKM. Sollte das Projekt bewilligt werden, erhalten die Antragssteller*innen einen Zuwendungsbescheid. Mit diesem werden die einschlägigen Angaben des jeweiligen Antrags inklusive Finanzierungsplan für verbindlich erklärt (ggf. ist entsprechend formulierten Auflagen zuzustimmen). Die Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-Gk bzw. ANBest-P) sind ein verbindlicher Bestandteil. Der Zuwendungsbescheid ist inklusive der darin aufgeführten Anlagen die verwaltungsrechtliche Grundlage für die Projektdurchführung und Projektabrechnung; die dort benannten Auflagen und Bedingungen sind für den Zuwendungsempfänger verbindlich.

Wann kann mit dem geplanten Projekt begonnen werden?

Das Projekt kann erst mit Erteilung des Zuwendungsbescheids begonnen werden (i.d.R. Beginn des Bewilligungszeitraums). Ausgaben vor Projektbeginn und vor Beginn des Bewilligungszeitraums werden grundsätzlich nicht anerkannt.

Hinsichtlich der Vergabe gilt: Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- und Leistungsvertrags zu werten. Zulässig sind vorherige Erkundung der Interessenlage, Voranfragen, Informationsbeschaffung sowie Sicherstellung der Logistik, sofern noch keine Zahlungen getätigt und rechtliche Verbindlichkeiten eingegangen werden. Das Ingangsetzen von Vergabeverfahren ist noch kein vorzeitiger Maßnahmebeginn.

Im Ausnahmefall kann mit einer ausführlichen und nachvollziehbaren schriftlichen Begründung ein vorzeitiger Maßnahmebeginn beantragt werden.

Wie werden die bewilligten Mittel ausgezahlt und welche Fristen gelten für ihre Verwendung?

Die bewilligten Zuwendungen werden auf der Grundlage des Auszahlungsverfahrens ausgezahlt; die benötigten Mittel müssen durch die Zuwendungsempfänger bei der KEK für die Auszahlung beantragt werden. Hierfür ist das Formular für die Mittelanforderung zu verwenden.

Die Mittel sollen jeweils nur zu dem Zeitpunkt angefordert werden, zu welchem feststeht, dass die ausgezahlten Beträge innerhalb eines daran anschließenden Zeitraums von 6 Wochen verausgabt werden können. Nicht in diesem Zeitraum eingesetzte Mittel sind zeitnah zurückzuzahlen bzw. zu verzinsen, wenn keine Rückzahlung erfolgt. Mittelanforderungen sind innerhalb des lt. Zuwendungsbescheid festgelegten Bewilligungszeitraums einzureichen.

Sind die Mittel bis zum Ende des Bewilligungszeitraums nicht beantragt worden, besteht kein Anspruch mehr auf eine Auszahlung. Für die letzte Mittelanforderung am Ende eines Jahres ist deshalb zwingend zu beachten, dass diese spätestens zu dem von der KEK benannten Termin eingereicht wird (in der Regel der 05. November). Das Datum der Fälligstellung der Mittel kann unabhängig davon gewählt werden, muss aber innerhalb des Bewilligungszeitraums erfolgen.

Zuwendungsmittel, die nicht benötigt werden, sowie Erstattungen von nicht verbrauchten Zuwendungsgeldern sind unverzüglich nach Abschluss der Projektfinanzierung an die KEK zu überweisen, unabhängig vom Vorlagetermin des Verwendungsnachweises.

› Weitere Informationen finden Sie in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest).

Sind Änderungen in der Maßnahmedurchführung und Finanzierung möglich?

Grundlegende Änderungen sowohl in der Maßnahmedurchführung als auch hinsichtlich des Finanzierungsplans (z.B. Verschiebung bei den Einzelansätzen um mehr als 20 Prozent, zusätzliche nicht beantragte Positionen, zusätzliche Deckungsmittel) bedürfen der Zustimmung durch die KEK. Für entsprechende Änderungen gilt deshalb eine Mitteilungspflicht.

Bei gegenüber den Kostenberechnungen gesunkenen Preisen ist nach Rücksprache mit der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK) die Möglichkeit zu prüfen, ob der Restbetrag im Rahmen der Zweckbindung und unter Beibehaltung der Kofinanzierung zu verwenden ist.

› Weitere Informationen finden Sie in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest).

Abschließen

Was gilt es nach Projektabschluss zu beachten?

Nach Abschluss des Projekts ist ein Verwendungsnachweis einzureichen. Termin und Anforderungen dazu sind im Zuwendungsbescheid festgelegt.

Der Verwendungsnachweis besteht aus:

  • Sachbericht: Im Sachbericht werden die Maßnahmen des Projekts dokumentiert. Darzustellen ist die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen und die Gegenüberstellung zu den vorgegebenen Zielen. Auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises ist einzugehen.
  • Zahlenmäßiger Nachweis: Der zahlenmäßige Nachweis ist eine tabellarische Belegübersicht, in der sämtliche Einnahmen (Eigenmittel, Drittmittel, Zuwendung) und Ausgaben vollständig mit Belegnummer und Datum auszuweisen sind. Abgerechnet werden stets die Gesamtausgaben und nicht nur die Zuwendung.
  • Erfolgskontroll-/Projektbericht: Der Erfolgskontroll-/Projektbericht dokumentiert den Beitrag des Projekts zu den förderpolitischen Zielen (z.B. das wesentliche Ergebnis des Projekts, erreichte Nebenergebnisse, gesammelte wesentliche Erfahrungen, nachhaltige Wirkungen, Nachnutzbarkeit).

Für den Verwendungsnachweis und den Erfolgskontroll-/Projektbericht ist der von der KEK bereitgestellte Vordruck zu verwenden. Notwendige Anlagen sind beizufügen (z.B. Rechnungskopien, Nachweise zur Einhaltung der Vergabebestimmungen).

› Weitere Informationen finden Sie in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest).

Berichten

Wie mache ich auf mein Projekt aufmerksam?

Die Zuwendungsempfänger haben in geeigneter Weise für eine angemessene Öffentlichkeitsarbeit zu sorgen.

Rechtzeitige Mitteilungen über wesentliche Fortschritte der Maßnahme sind ausdrücklich erwünscht, u.a. um darüber öffentlichkeitswirksam informieren zu können. Über maßnahmenbezogene Presseinformationen sind die BKM und die KEK möglichst tagesaktuell zu unterrichten.

Von allen Publikationen, die im Rahmen des Projekts hergestellt werden, sind drei Belegexemplare an die Adresse der KEK zu senden.

Links und PDFs zu Publikationen und sonstigen Veröffentlichungen, die im Kontext des Förderprojekts entstanden sind, werden nach Möglichkeit in die Projektpräsentationen hier im Portal aufgenommen. Bitte geben Sie uns hierzu einen Hinweis per E-Mail.

Welche Richtlinien gibt es für Veröffentlichungen?

  • Pressemitteilungen und sonstige Meldungen: Pressemitteilungen und sonstige Meldungen müssen eine namentliche Nennung der Förderin, d.h. die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM), und der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK) enthalten. Online-Meldungen oder sonstige redaktionelle Beiträge auf Websites sind mit der KEK-Website unter www.kek-spk.de zu verlinken.
  • Öffentlichkeitsarbeit: Bei der Öffentlichkeitsarbeit (Publikationen, Werbemaßnahmen etc.) der Zuwendungsempfänger im Zusammenhang mit den jeweiligen Projekten ist nach der Förderentscheidung folgender Hinweis zu verwenden: "Gefördert von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien“.
  • Publikationen: Bei Veröffentlichungen ist das Förderlogo der BKM an geeigneter Stelle abzudrucken. Logos und Styleguides erhalten Sie über die KEK.