Schon 2019 wurde in einem KEK-Modellprojekt die Überarbeitung des Handbuchs Bestanderhaltung: Ein Ratgeber für Verwaltungen, Archive und Bibliotheken von Maria Kobold und Jana Moczarski gefördert. Digital ist es z. B. über den Katalog der TU Darmstadt einsehbar, in gedruckter Form haben wir es 2020 und 2021 mit Unterstützung der BKM an Archive und Bibliotheken bundesweit verschenkt. Wir haben mit Maria Kobold, Diplom Archivarin am Hessischen Landesarchiv, über die Entstehung des Buchs und die Tücken der Bestandserhaltung speziell in kleineren Einrichtungen gesprochen. 

KEK: Wie kam es zu der Idee, einen Ratgeber zur Bestandserhaltung zu verfassen? Gab es einen bestimmten Anlass?

Maria Kobold: Einen speziellen Anlass, der uns dazu bewogen hat diesen Ratgeber zu verfassen, gab es nicht – vielmehr viele kleine Anstöße: Durch die Arbeit in der Archivberatungsstelle und im Kreisarchiv des Hochtaunuskreises bekam ich Einblick in einige kleinere Archive und Altregistraturen. Häufig waren es Unkenntnis und fehlende finanzielle Mittel, die zu einer unzureichenden Lagerung der Dokumente führten. Meist ist aber der finanzielle Aufwand geringer, wenn man von Beginn an die Grundsätze der Bestandserhaltung berücksichtigt. Ich bat Jana Moczarski, die damals noch im Institut für Stadtgeschichte in Frankfurt (Main) arbeitete, um Unterstützung bei der Schulung von den meist ehrenamtlichen Vereins- und Kommunalarchivar. Im Rahmen eines kurzen zweistündigen Workshops wurden die Grundsätze der Bestandserhaltung vermittelt. Die Nachfrage danach war groß. Allerdings fehlte uns die Nachhaltigkeit dieser Schulungen. Durch die wachsende Informationsflut in den Verwaltungen stoßen viele Altregistraturen an die Grenzen ihrer Kapazitäten. So entstehen schon früh Schäden, die aus unzureichenden Aufbewahrungsbedingungen resultieren. Eine Übernahme in das Archiv oder die Bibliothek ist dann – wenn überhaupt – nur durch kostenintensive Restaurierungsarbeiten möglich. Wir suchten ein einfaches und praktisches Nachschlagewerk für kleinere Archive und Verwaltungen, das bereits bei der Entstehung der Akte ansetzt. So entstand langsam die Idee für den Ratgeber Bestandserhaltung.

Cover Ratgeber Bestandserhaltung
Die 3., überarbeitete und erweiterte Ausgabe des Ratgebers ist 2020 erschienen. © anschlaege.de

KEK: Welche konkreten Erfahrungen aus Ihrem Arbeitsalltag in der hessischen Archivberatung sind in den Ratgeber eingeflossen?

Maria Kobold: Ich kann mich noch genau an mein Vorstellungsgespräch für diese Stelle erinnern. Herr Prof. Dr. Hedwig zeigte mir ein Bild von einem völlig chaotischen Magazinraum und fragte mich, was ich machen würde, wenn mir dies im Rahmen meiner Beratungstätigkeit begegnete. Ich sagte damals, dass ich die Ärmel hochkrempeln und loslegen würde. Dies war zwar mit ein Grund für meine Einstellung, aber leider eine nicht ganz realistische Vorstellung. Ich habe einige kleinere hessische Archive gesehen, bei denen man sofort hätte eingreifen müssen – die Lagerungsbedingungen waren selten speziell auf ein Archiv ausgerichtet. Es fehlte an einer Satzung als Rechtsgrundlage, Budget gab es meist keines, der oder die zuständige Mitarbeiter∙in war auch noch für weitere Aufgaben angestellt oder betrieb das Archiv vor allem ehrenamtlich. Neben Akten und Büchern lagerten museale Gegenstände häufig beieinander und unterlagen den vorherrschenden Temperaturschwankungen. Besonders wertvolle Stücke wurden auch gerne in Klarsichtfolien aufbewahrt. In einem Archiv hatte man die Archivkartons mit Textmarkern beschrieben, die sich im Laufe der Jahre – vermutlich auch etwas durch das direkte Sonnenlicht gefördert –  in den Karton gefressen hatten. Das sind nur einige Dinge, die wir bei den Beratungsterminen sehen konnten. Es gab natürlich auch viele positive Eindrücke. In den allermeisten Fällen waren es sehr engagierte Personen, die sich gerne um die Archivunterlagen bemühten. Hier fehlte es dann lediglich an einfachen und praktischen Tipps. Von der vorarchivischen Bearbeitung über die Verzeichnung bis hin zur dauernden Lagerung gehen wir in dem Ratgeber auf die Auswirkungen von unsachgemäßer Handhabung und auf die Vermeidung von Schäden ein. Er behandelt damit den gesamten Lebenszyklus einer Akte bzw. eines Buchs – das wird auch im Inhaltsverzeichnis deutlich.

KEK: Die neue Auflage ist 2019 als E-Book und 2020 im Druck erschienen. Gibt es einen Teilbereich, in dem sich das Arbeitsgebiet Bestandserhaltung so stark entwickelt hat, dass Anpassungen erforderlich waren?

Maria Kobold: Vor allem das Kapitel Lagerung bedurfte durch die Entwicklungen der letzten Jahre im Bereich der Schädlingsprävention einer umfassenden Überarbeitung. Das Integrated Pest Management (IPM) ist ein umfassendes und ganzheitliches Konzept zum Schutz der Bestände von Archiven, Bibliotheken und Museen. Wir haben versucht, kostengünstige Methoden für die präventive Vorsorge bei der Schädlingsbekämpfung aufzuzeigen. Auch der Bereich Notfallvorsorge und Notfallbewältigung konnte durch detailliertere Angaben ergänzt werden. Der Bestandserhaltungsausschuss der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder (KLA), der sich schwerpunktmäßig mit der Entwicklung praxisnaher Empfehlungen zum Originalerhalt von Archivgut auf der Grundlage von Normen und Standards beschäftigt, erarbeitete unter anderem mit der Konzeption einer schonenden Digitalisierung von Archiv- und Bibliotheksgut und der Durchführung von Massenentsäuerungsprojekten praxisnahe Empfehlungen, die ebenfalls in den Ratgeber Bestandserhaltung eingearbeitet wurden. Neben der allgemeinen Überarbeitung und Einbindung neuer Normen aktualisierten wir auch die Literaturempfehlungen – digital wie analog. Der Ratgeber umfasst damit nun etwa 50 weitere Buchseiten und wirkt mit seinen 300 Seiten vielleicht gar nicht mehr so handlich.

Bücherregal
Nicht sachgemäße Lagerung führt über die Jahre zu schweren Schäden am Schriftgut. © Bistum Aachen, Andreas Steindl

KEK: Die Nachfrage nach dem Ratgeber ist groß. Wie erklären Sie sich diesen Informationsbedarf in den Einrichtungen? Wie ließe sich die Fachkompetenz weiter stärken?

Maria Kobold: Der Ratgeber Bestandserhaltung ist ein Nachschlagewerk, das durch seine Übersichtlichkeit schnelle, einfache und barrierefreie Hilfe bieten soll. Das Inhaltsverzeichnis mag sehr komplex erscheinen, aber wir haben uns damals zur Vorgabe gemacht, zu jedem Thema nur einen kurzen Text mit einem Merkkästchen sowie einer einfach strukturierten Tabelle zu erstellen. Zudem sollte bei der Erstauflage der Preis auch nicht allzu hoch sein, um keine weitere Hürde für kleinere Einrichtungen ohne Budget zu produzieren. Bestandserhaltung ist eine Daueraufgabe für Archive und Bibliotheken. Bei Mitarbeiter∙innen und Nutzer∙innen sollte Verständnis dafür geweckt werden. Eine sachgemäße Handhabung und ein schonendes Benutzungskonzept müssen selbstverständlich sein. Die Gründung von Archivverbünden durch Zusammenschluss mehrerer Gemeinden oder eines Kreises ermöglicht den kostengünstigeren Aufbau eines hauptamtlich geführten Archivs. Regelmäßige Schulungen und ein enger Austausch zwischen Bibliothekar∙innen bzw. Archivar∙innen und Restaurator∙innen sind unbedingt empfehlenswert, um sich immer wieder über die neuesten Entwicklungen zu informieren.

KEK: Seit 2010 arbeiten Sie im neu entstandenen Digitalen Archiv des Landes Hessen. Welche Aspekte des Originalerhalts sind in diesem Arbeitskontext besonders wichtig?

Maria Kobold: Das Digitale Archiv Hessen ist zuständig für die Archivierung der digitalen Daten der Hessischen Landesverwaltung. Die rasante Entwicklung der Technologien und die endogenen Faktoren der Datenträger machen es kaum möglich, auch die Trägermaterialien der Text-, Ton- bzw. bewegten Bilder auf Dauer zu archivieren. Die Menge an audiovisuellen Medien und digitalen Verwaltungsdaten sind in den letzten Jahrzehnten stark angewachsen. Eine Herausforderung des Digitalen Archivs ist es, die Integrität, die Vollständigkeit sowie die Authentizität dieser Daten zu gewährleisten, aber auch die Lesbarkeit und die Abspielbarkeit sicherzustellen. Bestandserhaltung bei digitalen Daten ist meist schon eine drängende Aufgabe bei der Übernahme ins Archiv. Jedes Format und jeder Inhalt muss vorab auf seinen Langzeiterhalt geprüft werden. Wir verfolgen dabei die Methode der regelmäßigen Migration, um den Erhalt der digitalen Informationen sicherzustellen. Das Originalformat wird aber dennoch als erste Erscheinungsform gesichert. Ein Nachteil davon ist, dass wir die Lesbarkeit des Originals nicht sicherstellen können. Vorher sind daher signifikante Eigenschaften festzuhalten und es ist zu prüfen, ob diese sich bei einer Migration verändern. Die Anlage von aussagekräftigen Metadaten zur Beschreibung des Inhalts und des Kontextes der Übernahme ist dabei ebenfalls unabdingbar. Derzeit speichern wir unsere Daten vor allem auf mehrfach redundanten Speichersystemen. Sensoren melden automatisch, wenn die Temperaturen zu warm oder die Raumluft zu feucht sind, und schalten sich kontrolliert aus. Der Erhalt der digitalen Informationen ist eine unserer wichtigsten Aufgaben, denn schon innerhalb kurzer Zeit kann es zu einem völligen oder teilweisen Datenverlust kommen. Wir arbeiten daher von Beginn an in einem Verbund mit mehreren Archiven zusammen, um unsere Fachkompetenzen zu stärken und gemeinsam technische Entwicklungen voranzutreiben.