Bearbeitung der Materialien vor Übergabe

Aktenführung

Registraturen im klassischen Sinne einer Zentralregistratur und dafür ausgebildeter Registrator·innen sind heute in den Verwaltungen kaum mehr anzutreffen. Trotz Aktenführungserlass finden sich aktenrelevante Dokumente an verschiedenen Stellen gespeichert (z. B. E-Mail, Kalender). Teilweise hat sich in den letzten Jahrzehnten die Sachbearbeiterablage durchgesetzt. Durch das Fehlen einer zentralen Aktenablage steht den Archiven keine Anlaufstelle mehr zur Verfügung. Dies erschwert ihnen die Übersicht über die Gesamtüberlieferung der aktenführenden Stellen und es entstehen keine geschlossenen Überlieferungen mehr.

Eine konservatorische Beeinflussung ist daher zum Zeitpunkt der Entstehung der Akte nur selten möglich. Doch darf man die Bedeutung und Funktion der vorarchivischen Bearbeitung nicht unterschätzen, kann doch hier der Grundstein für langlebiges Schriftgut gelegt werden.

Vorarchivische Bearbeitung

Neben der zweckmäßigen Aktenbildung und Verzeichnung sowie der konservatorisch einwandfreien und schwankungsarmen Lagerung sind es insbesondere die verwendeten Materialien, die die Überlieferungsqualität der Akten stark beeinflussen. Gleiches gilt in geringem Maße auch für Bibliothekseingänge, z. B. durch eine Bindung in dauerhaft haltbare Bibliothekseinbände nach RAL RG 495 und DIN 33902 oder Materialvorgaben für Diplomarbeiten an Universitätsbibliotheken. Meistens ist eine direkte Einflussnahme jedoch nicht möglich. Man sollte aber bedenken, dass moderne Medien heute zumindest meist auf säurefreie, wenn auch nicht unbedingt alterungsbeständige Papiere gedruckt werden.