Beschreib- und Schreibstoffe

Allgemeines

Die Einführung der Büroreform in den 1920er- und 1930er-Jahren brachte als Folge der Modernisierungsmaßnahmen unter anderem auch eine Zunahme des Papierverbrauchs, der durch die Einführung der EDV in den 1980er- und 1990er-Jahren nicht verringert werden konnte. Im Gegenteil: Das Kopieren und Drucken stellt im modernen Büro den größten Bereich der Schriftgutproduktion dar. Daher ist es wichtig, auf die Kombination von alterungsbeständigen Papieren mit lichtechten und haltbaren Vervielfältigungsverfahren zu achten. Alle heutigen Schreibpapiere sind in der Regel säurefrei.

Recyclingpapier

Eine Ausnahme stellen die Recyclingpapiere dar. Sie sind teilweise aus Altpapieren hergestellt und enthalten neben säurehaltigen Holzschliffanteilen, z. B. Lignin, viele weitere Stoffe, darunter alte Druckfarben oder Metallrückstände, die das Papier schneller altern und vergilben lassen. Recyclingpapiere sind demnach nicht für die Langzeitaufbewahrung geeignet und sollten in Verwaltungen, Archiven und Bibliotheken nicht verwendet werden.

Alterungsbeständiges Papier

Für die dauerhafte Aufbewahrung sind nur alterungsbeständige Papiere, die der DIN ISO 9706 entsprechen, zu verwenden. Die ältere Norm DIN 6738 sowie die neue Norm ISO 20494 erreichen nicht diese hohen Qualitätsstandards und dürfen deswegen nicht maßgeblich sein. Der verwendete Zellstoff sollte zusätzlich chlorfrei gebleicht sein (auf TCF-Siegel achten, ECF bedeutet: nicht komplett chlorfrei) und keine zusätzlichen optischen Aufheller enthalten, denn auch diese Zusätze lassen die Papiere schneller altern. Für besonders hochwertige Schriftstücke, wie Urkunden oder Ausweise, sind Papiere mit Hadernanteil ideal (Papiere sind dadurch sehr reißfest). Weiße Papiere sollten farbigen Papieren vorgezogen werden, da die Farbstoffe oft nicht lichtbeständig sind sowie bei einer Wasserhavarie ausbluten können.

Besonders Kartons und Pappen können säurehaltig sein. Deshalb sollte man vor der Beschaffung von Materialien anhand der Hersteller·innenangaben klären, ob die Materialien den Maßstäben einer langfristigen Aufbewahrung entsprechen. Vorhandene Papiere können auf eine einfache Art und Weise mithilfe eines pH-Teststifts auf Säurehaltigkeit überprüft werden.

Schreibstoffe

Auch die Dauerhaftigkeit der Schreibstoffe (entsprechend der DIN ISO 11798) ist zu überdenken. Schlagworte sind hierbei: Lichtechtheit (Pigmentfarben), Wasserfestigkeit, Abriebfestigkeit, Säurefreiheit und Alterungsbeständigkeit. Handelsübliche Kugelschreiber oder Faserstifte erfüllen diese Anforderungen oft nicht. Sie können auslaufen, schnell verblassen und gehen negative Wechselwirkungen mit dem Papier ein. Wasserlösliche Schreibstoffe stellen vor allem in einer Havariesituation, wenn Wasser auf die Schriftstücke gelangt, ein großes Problem dar, denn dann bluten diese aus, verwischen und sind im schlimmsten Fall nicht mehr lesbar.