Schäden vermeiden ist immer besser als Schäden beheben, daher hat Prävention in der Bestandserhaltung eine hohe Priorität. Die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns hat den Archivalltag in den Blick genommen und im Modellprojekt untersucht, welche konservatorischen Hilfsmittel am Arbeitsplatz für den Umgang mit originalem Archivgut bereitstehen sollten. Im Anschluss wurden die sogenannten Bestandserhaltungsboxen zusammengestellt, die ausgestattet mit den notwendigen Materialien auf den Schreibtischen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereitstehen. Herzstück der Bestandserhaltungsboxen ist die Begleithandreichung, die kurze und knappe, reich bebilderte Handlungsanweisungen zur schonenden Benutzung des Archivguts unter Anwendung der in der Box enthaltenen konservatorischen Hilfsmittel bietet. Sie hilft sowohl beim (Erst-)Einstieg in die Arbeit mit Archivalien als auch bei der schnellen Auffrischung der eigenen Kenntnisse.