Als Leiter des Hessischen Staatsarchivs Marburg (Hessisches Landesarchiv) koordiniert Johannes Kistenich-Zerfaß die Erhaltung der historischen Archivbestände. Im Gespräch verrät er, wie Einrichtungen von einer Schadensanalyse konkret profitieren und wo die Herausforderungen für den Originalerhalt im 21. Jahrhundert liegen.

KEK: Bei "Bestandserhaltung" denken viele an Restaurierung oder Massenentsäuerung. Doch auch die Schadensanalyse gehört dazu. Warum ist sie so wichtig – gerade wenn nur wenige Mittel zur Verfügung stehen?

Johannes Kistenich-Zerfaß: Der Bedarf für Maßnahmen zum Originalerhalt des schriftlichen Kulturguts ist enorm und kann durch die Kulturgut bewahrenden Einrichtungen nur in einem langfristigen, mehrstufigen Prozess abgearbeitet werden. Da weder logistisch noch finanziell alles "jetzt und sofort" umgesetzt werden kann, ist für die Erstellung eines entsprechenden Arbeitsprogramms eine Priorisierung erforderlich. Ein Instrument neben anderen stellt dabei die Priorisierung von Maßnahmen an Beständen, Bestandssegmenten oder auch Einzelobjekten abhängig von Art und Ausmaß vorhandener bzw. fortschreitender Schäden mittels einer Schadensanalyse dar. Konkretes Beispiel: Unter fachgerechten Magazinbedingungen fortschreitende Schadensbilder wie der Papierzerfall oder Tintenfraß sind vorrangig in den Blick zu nehmen im Vergleich zu einer verblockten Akte. Die Bearbeitung eines bislang unverpackten, stark verstaubten, teils mit Schimmel kontaminierten Bestandes ist nur sinnvoll, wenn Ressourcen für eine Trockenreinigung vor bzw. im Zuge der fachgerechten Verpackung zur Verfügung stehen. Im Einzelfall kann es ausreichen, eine Schadensanalyse auf Ebene des ganzen Archivbestands durchzuführen, wenn dieser in seinem Erhaltungszustand homogen ist, beispielsweise in einem engen Zeitfenster entstanden ist und geschlossen bis zur Übergabe an das Archiv am selben Ort gelagert wurde, wie z. B. die Spruchkammerakten einer Entnazifizierungsstelle aus den Jahren um 1950. Als Steuerungsinstrument und zur Steigerung der Effizienz des Ressourceneinsatzes gewinnt die Schadenserfassung auf Teilbestands- bzw. Objektebene an Bedeutung. In solchen Fällen hilft eine Schadensanalyse Stück für Stück, (dringend) behandlungsbedürftige Archivalien zu identifizieren und solche mit vergleichbarem Behandlungsbedarf zu Chargen zu bündeln, um eine wirtschaftliche serielle Bearbeitung zu ermöglichen. Kurzum: Die Investition in die Schadenserfassung zahlt sich aus durch die Ressourceneinsparung infolge einer gezielten Feststellung der behandlungsbedürftigen Objekte und deren wirtschaftlicherer Bearbeitung.

Akten in Pappkarton
Ein Großprojekt des HLA im letzten Jahr war die Sicherung der Überlieferung zur NS-Zeit in drei inhaltlich abgegrenzten Chargen. © Hessisches Landesarchiv Abt. HStAD

Wie ist eine Schadensanalyse aufgebaut und welche Kenntnisse sind nötig?

Die Schadenserfassung verlangt in erster Linie restauratorische Kenntnisse und Erfahrungen. Entsprechend angeleitet und mit der Möglichkeit für Rückfragen bei Restaurator∙innen können Kulturgut bewahrende Einrichtungen die Schadensanalyse auch in serielle Arbeitsprozesse integrieren, etwa in die archivische Erschließung. Die Mehrzahl der in Archiven eingesetzten Erschließungssoftware verfügt über entsprechende Eingabemöglichkeiten. Meiner Erfahrung nach bewährt es sich dabei eher, mit Auswahl- statt mit Freitextfeldern zu arbeiten, um die Eingaben anschließend systematisch auswerten und Aufträge an die eigene Werkstatt oder an eine∙n Dienstleister∙in zusammenstellen zu können. Das Erfassungsschema sollte dabei "so schlicht wie möglich" gestaltet sein und nur zwischen solchen Schadensbildern unterscheiden, die im Hinblick auf die späteren Behandlungsmaßnahmen auch steuerungsrelevant sind. So ist es sinnvoll, beispielsweise zwischen Entsäuerungs- und Reinigungsbedarf zu unterscheiden, während die Unterscheidung von starker Verschmutzung und "Altschimmel" von geringerer Relevanz ist, weil beide Schadensbilder in dieselben (Reinigungs-) Maßnahmen münden. Ebenso werden üblicherweise Rissschließungen, Glätten von Papieren und die Entfernung von rostenden Metallklammern von losen Aktenbündeln in der Regel in einem Arbeitsprozess bearbeitet. Für die Erfassung des Schadensausmaßes haben sich in der Fachdiskussion unterschiedliche Zählungen nach Schadensklassen ausgebildet. Ihnen gemeinsam ist die grundsätzliche Trennung zwischen Zuständen, die einerseits eine Originalnutzung ohne akuten Informations- und Substanzverlust ermöglichen und andererseits solchen, bei denen selbst eine "lesesaaltypische" Nutzung oder auch Digitalisierung unmittelbar zu Informations- bzw. Substanzverlust führen.

Was waren die zentralen Erkenntnisse Ihrer Schadenserfassung im Hessischen Landesarchiv? Wie wichtig ist die Schadensanalyse für eine mittelfristige Planung von Förderanträgen, z. B. im Hessischen Landesprogramm Bestandserhaltung oder im BKM-Sonderprogramm?

Nicht immer stimmen "Bauchgefühl" und "Flurfunk", etwa nach dem Beispiel "im Bestand X befinden sich viele verschimmelte Akten", mit dem Befund einer Schadensanalyse überein, oder positiv gewendet: Die Schadenserfassung verschafft Sicherheit und Klarheit. Sie hilft, die wirklichen "Problemfälle" und den tatsächlichen Handlungsbedarf zu identifizieren und zu priorisieren. Wir haben im Hessischen Landesarchiv Erfahrungen mit Schadenserfassung auf drei Ebenen gesammelt: Erstens für die Erstellung eines mehrjährigen Arbeitsprogramms des Hessischen Landesarchivs, zweitens als Vorbereitung für die Ausschreibung der konservatorischen Bearbeitung, Neuverpackung und Digitalisierung des Urkundenbestands des Staatsarchivs Darmstadt und drittens bei der Integration entsprechender Erfassungsfelder im Archivinformationssystem Arcinsys.

Grafik Priorisierung
© Johannes Kistenich-Zerfaß

Zum Ersten: Ausgehend von einem KEK-geförderten Modellprojekt im Jahr 2015 zur Risikoanalyse durch die Verbindung von Schadensanalyse und Beständepriorisierung wurde – in diesem Fall auf der Grundlage einer repräsentativen Stichprobe erstellten Schadensanalyse – bis 2017 ein auf etwa fünf Jahre angelegtes Arbeitsprogramm zum Originalerhalt entwickelt, das es ermöglicht, transparent und auf belastbarer Datengrundlage erfolgreich Projektanträge für Mengenverfahren sowohl zum Sonderprogramm BKM wie auch dem seit 2018 aufgelegten Landesprogramm zum Originalerhalt des schriftlichen Kulturguts in Hessen (aktuell 1,5 Mio. € pro Jahr) zu stellen, Rahmenverträge abzuschließen, rechtssichere Vergabeverfahren durchzuführen und die Maßnahmen – vorwiegend in Kooperation mit Dienstleister∙innen – auch termingerecht umzusetzen. Zum Zweiten: Für das Projekt der fachgerechten Verpackung, basalen konservatorischen Bearbeitung und Digitalisierung des insgesamt etwa 45.000 Objekte umfassenden Urkundenbestands des Hessischen Staatsarchivs Darmstadt wurden die Bestände vorab einer stückweisen Schadensanalyse durch Dienstleister∙innen unterzogen. Erst dadurch wurde die Grundlage geschaffen, die Behandlungskosten belastbar zu kalkulieren, sinnvolle Bearbeitungschargen festzulegen und in vergaberechtlich sicherer Form die nötigen Angaben für eine Angebotserstellung zur Verfügung zu stellen. Bei derart weit auseinanderliegenden relevanten Kosten etwa für eine bloße Trockenreinigung einer Urkunde ohne Siegel bis zur Entfernung von ganzflächigen Selbstklebefolien, in die Urkunden eingeschweißt wurden, mit zu sichernden Siegelfragmenten liefert nur eine solche systematische Schadenserfassung die nötige Datengrundlage. Und schließlich zum Dritten: Die technische Realisierung einer "schlanken" Schadenserfassungsmaske im Archivinformationssystem Arcinsys, das neben Hessen auch in Niedersachsen und Schleswig-Holstein im Einsatz ist, stellte sich als gut umsetzbar dar. Erwartungsgemäß entsteht Schulungsbedarf bei den Erschließungskräften in der Anwendung der beiden einschlägigen Auswahlfelder (Schadensklasse und Schadensart). Derzeit ist die Grundgesamtheit der Einträge noch zu gering, um hier systematische Auswertungen über Bestände hinweg durchführen zu können, die Felder werden hier als "Fortschreibung von Schadenserfassungen" wertvolle Hinweise bieten.

Welche Möglichkeiten haben kleinere archivische Einrichtungen, z. B. Kommunalarchive, ihre Originale strategisch zu sichern?

Modelle zur Schadensanalyse als Grundlage für die Priorisierung von Maßnahmen zum Originalerhalt des schriftlichen Kulturguts sind auch dezidiert mit dem Blick auf kleinere (Kommunal-)Archive formuliert worden und werden gerade von Archivberatungsstellen aktiv herangezogen. Zentral ist, dass kleinere Einrichtungen kompetente Ansprechpersonen haben, wenn es beispielsweise um die Feststellung von Schadensbildern, die Auswahl geeigneter Behandlungsmöglichkeiten, Formulierung von Leistungsbeschreibungen oder erwartbaren Kosten geht. Vieles, wenn nicht alles, hängt hier an einer fachlich soliden, wettbewerbsneutralen Beratung der Einrichtungen. Nicht selten stellt der Finanzbedarf eine Hürde für die Umsetzung dar, zumal die Vielzahl kleinerer Einrichtungen nicht über gesonderte Mittel verfügen. Insofern haben die KEK-Modellprojektförderung und das BKM-Sonderprogramm neue Türen geöffnet und erfolgreiche Bestandserhaltungsprojekte erst ermöglicht. In den Förderrichtlinien formulierte Impulse wie die Möglichkeit zu kooperativen Anträgen mehrerer Einrichtungen, also zu interkommunaler Zusammenarbeit, oder die Kofinanzierung durch Landesmittel oder andere Drittmittelgeber∙innen (Vereine, Stiftungen usw.) tragen erfreulicherweise schon jetzt ganz konkrete Früchte.

beschädigtes Papier
Eine der kleineren hessischen Einrichtungen, die im BKM-Sonderprogramm gefördert wurden, ist das Stadtarchiv Bad Soden-Salmünster. 2017 wurden dort wassergeschädigte Akten gesichert. © Stadtarchiv Bad Soden-Salmünster

Kulturgut soll Jahrhunderte, wenn nicht gar Jahrtausende überdauern. Was sind die größten Herausforderungen für den Originalerhalt im 21. Jahrhundert?

Schäden zu vermeiden ist wirtschaftlicher, als Schäden zu beheben! Die größte Herausforderung bleibt daher die Schadensprävention: Sei es, dass Schäden erst gar nicht entstehen, oder dass deren Voranschreiten gestoppt bzw. so gut wie möglich gebremst wird. Für Archive hat im Zusammenhang mit der Schadensvorbeugung die Beratung der Schriftgutproduzenten einen hohen Stellenwert, für ein Landesarchiv also vor allem die Behörden und Gerichte, im Hinblick auf den Einsatz alterungsbeständiger Medien, deren sachgerechter Lagerung in den Registraturen oder der richtigen Reaktion im Fall eines Schadensereignisses, etwa einem Wassereinbruch durch Starkregen oder geplatzte Leitungen. Auch die zunehmende Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung hat die Augen für den Stellenwert der "Vorfeldarbeit" in den Behörden nochmals geweitet, denn für die Archivierung digital entstandener Unterlagen ist die frühzeitige Abstimmung beispielsweise über Löschungsroutinen, Anbietungs-/Übergabeschnittstellen, archivfähige Formate und Kontextinformationen (Metadaten) schlichtweg unabdingbare Voraussetzung.

Aber zurück zum analogen schriftlichen Kulturgut: Die fachgerechte Verpackung und Lagerung in den Archivmagazinen unter geeigneten stabilen Klima- und Hygienebedingungen sind ebenso wichtige wie wirksame Maßnahmen. Welch komplexe Abwägungsprozesse dahinterstehen, mag der Hinweis auf das Thema "Kaltlagerung" verdeutlichen: Prozesse wie der Papierzerfall oder die Aktivität von Mikroorganismen könnten durch eine kühlere und trockenere Lagerung (<10°C/40% relative Luftfeuchte) verlangsamt bzw. im Fall des Schimmels effizienter unterbunden werden. Ein in diesem Sinne "optimales" Klima (Kaltlagerung) für den Kulturguterhalt ist jedoch nicht ohne erheblichen Technik- und Energieeinsatz zu gewährleisten. Energieintensive Technik steht aber im Gegensatz zu Green-Culture-Zielen, ist zudem störanfällig und teuer. Es bleibt spannend zu beobachten, welche Optionen sich angesichts von Megatrends wie Klimawandel und Digitalisierung für die Lagerungsbedingungen des schriftlichen Kulturguts in den nächsten Jahrzehnten durchsetzen werden.