Seit 2010 gehört die Förderung von Modellprojekten zu unseren Kernaufgaben. Mit Mitteln der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) und der Kulturstiftung der Länder (KSL) werden deutschlandweit ausgewählte Modellprojektevorhaben unterstützt, die zur nachhaltigen Sicherung des schriftlichen Kulturguts in Archiven und Bibliotheken beitragen.

Was wird gefördert?

Es werden Modell- und Vorzeigeprojekte gefördert, um auf verschiedenen Ebenen exemplarisch Anleitung zur nachhaltigen Sicherung des schriftlichen Kulturguts in Archiven und Bibliotheken zu bieten.

Förderfähig sind prinzipiell Projekte, die innovativ, modellhaft oder öffentlichkeitswirksam zum Erhalt des schriftlichen Kulturerbes beitragen. Neben der konservatorischen und restauratorischen Behandlung von Archiv- und Bibliotheksgut sind auch Projekte der Kategorien Fachkompetenz, Notfallvorsorge, Öffentlichkeitsarbeit und Forschung möglich.

    Wer kann eine Förderung beantragen?

    Grundsätzlich können alle Einrichtungen des öffentlichen und des privaten Rechts sowie in kirchlicher Trägerschaft Fördermittel beantragen. Bei objektbezogenen Maßnahmen müssen die Bestände öffentlich zugänglich sein, auch muss die Nachhaltigkeit von konservatorischen Maßnahmen gewährleistet sein (z.B. durch fachgerechte Lagerung). Antragsberechtigt sind ausschließlich juristische Personen mit Sitz in Deutschland.

    Durch wen wird gefördert und welche Mittel stehen zur Verfügung?

    Fördermittelgeber sind die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) und die Kulturstiftung der Länder (KSL), es werden somit Bund-Länder-Mittel eingesetzt. Die Ausreichung der Mittel erfolgt mittels Antrags- und Bewilligungsverfahren über die KEK als Zuwendung.

    Die Förderung von Modellprojekten ist bis zu einer Höhe von maximal EUR 30.000 jährlich möglich.

    Erwartet wird ein substanzieller Eigenanteil des Trägers am Modellprojekt (Einsatz von Haushaltsmitteln). Dieser Eigenanteil kann auch durch Nachweis und Einsatz weiterer Fördermittel Dritter erbracht oder ergänzt werden.

    Die zur Verfügung stehenden Mittel sind grundsätzlich nicht in das nächste Jahr übertragbar, daher sollte das Projekt bis zum jeweiligen Jahresende erfolgreich abgeschlossen werden können. In begrenztem Umfang ist auch eine Förderung mehrjähriger Projekte bis zu drei Jahren möglich.

    Schritte zur erfolgreichen Projektdurchführung
    Planen

    Wo erhalte ich Informationen?

    Neben den auf dieser Seite versammelten Hinweisen finden Sie aktuelle Informationen in den aktuellen Aufrufen, die hier eingesehen werden können. Einen Einblick über bereits geförderte Modellprojekte finden Sie im Projektbereich unseres Portals.

    Wir beraten Sie gern zu weiteren Fragen der Antragsstellung:

    Was gilt es vor Antragstellung zu beachten?

    Vor der Antragsstellung sollte das Projekt inhaltlich und finanziell klar umrissen und vorbereitet werden. Dazu gehören u.a. die folgenden Schritte:

    • Projekt definieren (Bestand, Maßnahme, Begründung, Zeitplan etc.)
    • Kosten kalkulieren und Finanzierung planen
    • ggfs. zusätzliche Finanzierungsquellen klären (Drittmittel)
    Beantragen

    Welche Fristen gibt es zu beachten?

    Die Antragsfrist endet jedes Jahr am 31. Januar.

    Welche Unterlagen brauche ich?

    Das Formular zur Beantragung eines KEK-Modellprojekts finden Sie hier. Die vollständigen Antragsunterlagen bestehen aus dem Antragsformular und dem Vordruck für den Finanzierungsplan.

    Was sind die Kriterien für eine erfolgreiche Antragstellung?

    Kriterien für die Bewertung der Anträge durch den Fachbeirat der KEK sind neben der Nachvollziehbarkeit der Angaben ein deutlicher Bezug zu den Grundprinzipien der Modellprojektförderung:

    • Innovation
    • Modellhaftigkeit
    • Öffentlichkeitswirksamkeit

    Wichtig ist überdies, dass der Antrag innerhalb der Antragsfrist eingeht. Anträge, die außerhalb der Fristen eingereicht werden, können leider nicht berücksichtigt werden.

    Die vollständig ausgefüllten und von einem Zeichnungsberechtigten des Antragstellers handschriftlich unterschriebenen Anträge sind in digitaler Ausfertigung an kek-foerderlinien@sbb.spk-berlin.de und in analoger, einfacher Ausfertigung an die Adresse der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK) zu richten.

    Um welche Finanzierungsart handelt es sich?

    Bei der Modellprojektförderung durch die KEK handelt es sich um eine Projektförderung (im Gegensatz zur institutionellen Förderung), d.h. es werden zeitlich und inhaltlich begrenzte Vorhaben gefördert. Zu den zuwendungsfähigen Ausgaben gehören u.a. projektbezogene Personalausgaben (jedoch keine Personalausgaben für Stammpersonal), Ausgaben für Dienst- und Werkvertragsleistungen und projektbezogene Sachausgaben, z.B. für Arbeits- und Verbrauchsmaterialien oder Öffentlichkeitsarbeit. Investitionen können nicht anerkannt werden.

    Für die Bewilligung der Zuwendung für KEK-Modellprojekte können verschiedene Finanzierungsarten zur Anwendung kommen:

    • Anteilfinanzierung (vgl. VV Nr. 2.2.1 zu § 44): Hier wird die Zuwendung nur für einen Teil der beantragten Ausgaben bewilligt. Für die verbleibende Differenz zu den Gesamtausgaben muss der Antragsteller Eigenmittel bereitstellen. Die Finanzierung des Modellprojekts erfolgt nach einem bestimmten Prozentsatz der zuwendungsfähigen Ausgaben mit Höchstbegrenzung des Zuwendungsbetrags. Dieser Prozentsatz ist beim Mittelabruf sowie bei der Mittelverwendung und -abrechnung stets zu beachten.
       
    • Fehlbedarfsfinanzierung (vgl. VV Nr. 2.2.2 zu § 44 BHO): Die Zuwendung wird zur Deckung des Fehlbedarfs bewilligt, der verbleibt, wenn der Zuwendungsempfänger alle eigenen Mittel bzw. weitere Mittel Dritter zur Deckung der zuwendungsfähigen Ausgaben eingesetzt hat. Die Zuwendung ist auf einen Höchstbetrag begrenzt. Bei der Mittelverwendung sind die Eigenmittel bzw. Drittmittel vorrangig einzusetzen.
    • Vollfinanzierung (vgl. VV Nr. 2.4 zu § 44 BHO): Vollfinanzierung kommt nur im Ausnahmefall in Betracht. Hier verfügt der Zuwendungsempfänger über keine Eigenmittel oder sonstige Mittel Dritter, der Zuwendungszweck kann somit nur durch die Übernahme aller zuwendungsfähigen Ausgaben durch Zuwendungsgeber erreicht werden. Sämtliche im Rahmen des Modellprojekts zuwendungsfähigen Ausgaben werden in der bewilligten Höhe und gemäß bewilligtem Finanzierungsplan übernommen.

    Die Zuwendungen werden in der Regel in Form einer nicht rückzahlbaren Zuwendung gewährt.

    Sind die Antragsteller allgemein oder für das Vorhaben zum Vorsteuerabzug nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) berechtigt, so müssen die sich daraus ergebenden Vorteile im Finanzierungsplan ausgewiesen werden. Zuwendungsfähig sind in diesem Fall nur die Nettopreise.

    Wie geht es nach der Beantragung weiter?

    Nach Ablauf der Frist zur Einreichung von Anträgen auf Förderung werden alle vorliegenden Anträge auf ihre Förderwürdigkeit und im Hinblick auf die rechtliche Zulässigkeit der Förderung geprüft. Durch den Fachbeirat der KEK erfolgt eine Empfehlung hinsichtlich der jeweiligen Antragslage. Für die Förderung von Modellprojekten stehen jährlich nur begrenzte Mittel zur Verfügung, deshalb ist die Zahl der zu bewilligenden Anträge begrenzt. Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht. Die Zuwendungen der Bund-Länder-Mittel sind freiwillige Zahlungen.

    Durchführen

    Was geschieht im Fall der Bewilligung?

    Auf Grundlage der Empfehlung des Fachbeirats der KEK erfolgt der Beschluss seitens der Förderinnen BKM und KSL. Sollte das Projekt bewilligt werden, erhalten die entsprechenden Einrichtungen einen Zuwendungsbescheid. Mit diesem werden die einschlägigen Angaben des jeweiligen Antrags inklusive des Finanzierungsplans für verbindlich erklärt (ggf. ist entsprechend formulierten Auflagen zuzustimmen). Die Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-Gk bzw. ANBest-P) sind ein verbindlicher Bestandteil. Der Zuwendungsbescheid ist inklusive der darin aufgeführten Anlagen die verwaltungsrechtliche Grundlage für die Projektdurchführung und Projektabrechnung; die dort benannten Auflagen und Bedingungen sind für den Zuwendungsempfänger verbindlich.

    Wann kann mit dem geplanten Projekt begonnen werden?

    Das Projekt kann erst mit Erteilung des Zuwendungsbescheids begonnen werden (i.d.R. Beginn des Bewilligungszeitraums). Ausgaben vor Projektbeginn und vor Beginn des Bewilligungszeitraums werden grundsätzlich nicht anerkannt.

    Hinsichtlich der Vergabe gilt: Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- und Leistungsvertrags zu werten. Zulässig sind die vorherige Erkundung der Interessenlage, Voranfragen, Informationsbeschaffung sowie die Sicherstellung der Logistik, sofern noch keine Zahlungen getätigt und rechtliche Verbindlichkeiten eingegangen werden. Das Ingangsetzen von Vergabeverfahren ist noch kein vorzeitiger Maßnahmebeginn.

    Im Ausnahmefall kann mit einer ausführlichen und nachvollziehbaren schriftlichen Begründung ein vorzeitiger Maßnahmebeginn beantragt werden.

    Wie werden die bewilligten Mittel ausgezahlt und welche Fristen gelten für ihre Verwendung?

    Die bewilligten Zuwendungen werden auf der Grundlage des Auszahlungsverfahrens ausgezahlt; die benötigten Mittel müssen durch die Zuwendungsempfänger bei der KEK für die Auszahlung beantragt werden. Hierfür ist das Formular für die Mittelanforderung zu verwenden.

    Die Mittel sollen jeweils nur zu dem Zeitpunkt angefordert werden, zu welchem feststeht, dass die ausgezahlten Beträge innerhalb eines daran anschließenden Zeitraums von 6 Wochen verausgabt werden können. Nicht in diesem Zeitraum eingesetzte Mittel sind zeitnah zurückzuzahlen bzw. zu verzinsen, wenn keine Rückzahlung erfolgt. Mittelanforderungen sind innerhalb des lt. Zuwendungsbescheid festgelegten Bewilligungszeitraums einzureichen.

    Sind die Mittel bis zum Ende des Bewilligungszeitraums nicht beantragt worden, besteht kein Anspruch mehr auf eine Auszahlung. Für die letzte Mittelanforderung am Ende eines Jahres ist deshalb zwingend zu beachten, dass diese spätestens zu dem von der KEK benannten Termin eingereicht wird (in der Regel der 05. November). Das Datum der Fälligstellung der Mittel kann unabhängig davon gewählt werden, muss aber innerhalb des Bewilligungszeitraums erfolgen.

    Zuwendungsmittel, die nicht benötigt werden, sowie Erstattungen von nicht verbrauchten Zuwendungsgeldern sind unverzüglich nach Abschluss der Projektfinanzierung an die KEK zu überweisen, unabhängig vom Vorlagetermin des Verwendungsnachweises.

    › Weitere Informationen finden Sie in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest)

    Sind Änderungen in der Maßnahmedurchführung und Finanzierung möglich?

    Grundlegende Änderungen sowohl in der Maßnahmedurchführung als auch hinsichtlich des Finanzierungsplans (z.B. Verschiebung bei den Einzelansätzen um mehr als 20 %, zusätzliche nicht beantragte Positionen, zusätzliche Deckungsmittel) bedürfen der Zustimmung durch die KEK. Für entsprechende Änderungen gilt deshalb eine Mitteilungspflicht.

    Bei gegenüber den Kostenberechnungen gesunkenen Preisen ist nach Rücksprache mit der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK) die Möglichkeit zu prüfen, ob der Restbetrag im Rahmen der Zweckbindung und unter Beibehaltung der Kofinanzierung zu verwenden ist.

    › Weitere Informationen finden Sie in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest)

    Abschließen

    Was gilt es nach Projektabschluss zu beachten?

    Nach Abschluss des Projekts ist ein Verwendungsnachweis einzureichen. Termin und Anforderungen dazu sind im Zuwendungsbescheid festgelegt.

    Der Verwendungsnachweis besteht aus:

    • Sachbericht: Im Sachbericht werden die Maßnahmen des Projekts dokumentiert. Darzustellen ist die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen und die Gegenüberstellung zu den vorgegebenen Zielen. Auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises ist einzugehen.
       
    • Zahlenmäßiger Nachweis: Der zahlenmäßige Nachweis ist eine tabellarische Belegübersicht, in der sämtliche Einnahmen (Eigenmittel, Drittmittel, Zuwendung) und Ausgaben vollständig mit Belegnummer und Datum auszuweisen sind. Abgerechnet werden stets die Gesamtausgaben und nicht nur die Zuwendung.
       
    • Erfolgskontroll-/Projektbericht: Der Erfolgskontroll-/Projektbericht dokumentiert den Beitrag des Projekts zu den förderpolitischen Zielen (z.B. das wesentliche Ergebnis des Projekts, erreichte Nebenergebnisse, gesammelte wesentliche Erfahrungen, nachhaltige Wirkungen, Nachnutzbarkeit).

    Für den Verwendungsnachweis und den Erfolgskontroll-/Projektbericht ist der von der KEK bereitgestellte Vordruck zu verwenden. Notwendige Anlagen sind beizufügen (z.B. Rechnungskopien, Nachweise zur Einhaltung der Vergabebestimmungen).

    › Weitere Informationen finden Sie in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest).

    Berichten

    Wie mache ich auf mein Projekt aufmerksam?

    Die Zuwendungsempfänger haben in geeigneter Weise für eine angemessene Öffentlichkeitsarbeit zu sorgen. Rechtzeitige Mitteilungen über wesentliche Fortschritte der Maßnahme sind ausdrücklich erwünscht, u.a. um darüber öffentlichkeitswirksam informieren zu können. Über maßnahmenbezogene Presseinformationen sind die BKM und die KEK möglichst tagesaktuell zu unterrichten.

    Von allen Publikationen, die im Rahmen des Projekts hergestellt werden, sind drei Belegexemplare an die Adresse der KEK zu senden.

    Links und PDFs zu Publikationen und sonstigen Veröffentlichungen, die im Kontext des Förderprojekts entstanden sind, werden nach Möglichkeit in die Projektpräsentationen hier im Portal aufgenommen. Bitte geben Sie uns hierzu einen Hinweis per E-Mail.

    Welche Richtlinien gibt es für Veröffentlichungen?

    • Pressemitteilungen und sonstige Meldungen: Pressemitteilungen und sonstige Meldungen müssen eine namentliche Nennung der Förderinnen, Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) und Kulturstiftung der Länder (KSL), und der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK) enthalten. Online-Meldungen oder sonstige redaktionelle Beiträge auf Websites sind mit der KEK-Website unter www.kek-spk.de zu verlinken.
       
    • Öffentlichkeitsarbeit: Bei der Öffentlichkeitsarbeit (Publikationen, Werbemaßnahmen etc.) der Zuwendungsempfänger im Zusammenhang mit den jeweiligen Projekten ist nach der Förderentscheidung folgender Hinweis zu verwenden: „Gefördert durch die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien [Logo] und die Kulturstiftung der Länder [Logo]“.
       
    • Publikationen: Bei Veröffentlichungen ist das Förderlogo der BKM und der KSL an geeigneter Stelle abzudrucken. Logos und Styleguides der BKM und der KEK erhalten Sie über die KEK. Das Logo der KSL erhalten sie hier.