Vorbereitung zur Übergabe von Schriftgut

Aktenverzeichnisse

Eine zentrale Aufgabe der Schriftgutverwaltung ist die Aktenbildung und das Ordnen und Registrieren der Unterlagen der laufenden Verwaltung. Zielsetzung ist es, nur das historisch wertvolle Schriftgut aufzuheben und alles Übrige frühzeitig auszusondern. Unschätzbare Hilfe leistet hierbei ein gutes Aktenverzeichnis.

Aufbewahrungsfristen

Über den Zeitpunkt der Aussonderung der Altakten geben die Aufbewahrungsfristen Auskunft. Bei einem Verzicht auf ein fortlaufendes Aussondern besteht die Gefahr der unzulässigen Vernichtung von Altschriftgut durch den Zwang, die Aufnahmefähigkeit der Altablage sicherstellen zu müssen. Außerdem führt eine unsachgemäße Lagerung schnell zu mechanischen und mikrobiologischen Schäden am Sammlungsgut. Der Einfluss der Archivar·innen erstreckt sich hier von der systematischen und sachgerechten Organisation der Schriftgutverwaltung bis hin zur reibungslosen Übernahme der archivwürdigen Akten im Prozess einer organisierten Aussonderung.

Altregistratur und Zwischenarchiv

Eine Möglichkeit ist die Einrichtung einer Altregistratur oder eines Zwischenarchivs. Hier lagern in besserer Übersichtlichkeit die nicht mehr laufend benötigten Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen aber noch nicht abgelaufen sind. Das Zwischenarchiv bzw. Behördenarchiv wird in der Regel durch Registrator·innen oder beauftragte Mitarbeiter·innen der Verwaltung betreut, die vom zuständigen Endarchiv eine Anleitung erfahren.