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Signieren und Stempeln

Absätze

Schreibstoffe

Signaturen dienen der zweifelsfreien Identifikation, belegen die Provenienz und sind die Voraussetzung für die Auffindbarkeit des Archiv- und Bibliotheksgutes. Alles muss signiert werden, doch bleibt es oberste Priorität, die Originalmaterialien nicht zu beeinträchtigen. Zur Signierung bzw. Kennzeichnung der Akten, Bücher und sonstigen Materialien ist es wichtig, Schreibstoffe zu nutzen, die säure-, lösemittelfrei, wasserfest sowie lichtecht sind. Generell sollte ein Benutzen von Stempelfarben direkt auf den Originalen vermieden werden und einer reversiblen oder schonenden Beschriftung (Bleistift, Prägestempel) der Vorzug gegeben werden.

Beispiel für einen Prägestempel
Beispiel für einen Prägestempel © Maria Kobold, Jana Moczarski

Signaturschilder

Wenn Materialien nicht direkt beschreibbar sind, können Signaturschilder Verwendung finden. Selbstklebende Signaturschilder können nur auf äußeren Verpackungen oder unempfindlichen Materialien, z. B. modernen Einbandmaterialien, die mit einer wasserabweisenden Schutzschicht überzogen sind, angewendet werden, da diese sonst irreversible Schäden hinterlassen. Selbst archivtaugliche Selbstklebeetiketten mit Acrylatbeschichtung sind nur bei geschlossenen, d. h. beschichteten Oberflächen, einsetzbar, da sie nur von solchen wieder ohne Rückstände ablösbar sind.

Selbstklebeetiketten auf äußeren Verpackungen, wie z. B. Kartons, sind unschädlich. Möchte man jedoch Fototaschen signieren, dürfen darauf auf keinen Fall Selbstklebeetiketten geklebt werden, da die enthaltenen Weichmacher durch die Verpackung auf die Fotoemulsion einwirken können. Signaturen aus säurefreiem Papier auf Leder- oder Pergamentbänden können mit einem reversiblen Klebstoff fixiert werden. Eine Alternative stellen wasseraktivierbare Klebeetiketten mit Dextrinbeschichtung dar, die ebenfalls reversibel sind, jedoch eine geringere Alterungsbeständigkeit als Stärkekleister aufweisen. 

Bei wertvollen Objekten sollte man im Idealfall vom Aufkleben von Signaturschildern absehen, auch im Hinblick auf eine spätere Ausstellungsfähigkeit, da das Gesamtbild des Originals beeinträchtigt wird. Signaturfahnen aus alterungsbeständigem Papier, die lose in die Bücher eingelegt werden können und oben mit der Signatur herausschauen, können eine schonende Kennzeichnung für wertvolle Einbände darstellen.

 

  • Selbstklebeetiketten schädigen das Original
  • Signieren nur mit säurefreien, wasserfesten und lösemittelfreien Schreibstoffen
  • Vor allem auf Leder- oder Pergamentbänden sind wasserlösliche, geeignete Klebstoffe und säurefreie Signaturschilder (kein Selbstklebematerial) zu verwenden.

Anwendungen

Optimal

  • weicher Bleistift (HB oder 2B)
  • lichtechte, säure- und lösemittelfreie Schreibstoffe
  • Laserdruck oder Druck mit Pigmenttinte

Vermeiden

  • unlöschbare Beschriftungen auf Originalen
  • herkömmliche wasserlösliche Tinte
  • Filzstift oder unbeständige Tintenstrahldrucker

Vermeidungsgrund

  • Veränderung des Originals
  • Eindringen chemischer Bestandteile in das Material
  • Verwischen
  • Auslaufen

Optimal

  • wasserfeste, lichtechte, säurefreie Tinte auf Pigmentbasis
  • für durchscheinende Objekte hat sich eine Pigmenttinte in der Farbe Silber bewährt, welche nicht so stark durchschlägt wie schwarze Tinte, die Objekte jedoch zuverlässig markiert

Vermeiden

  • wasserlösliche Stempelfarbe mit Lösemitteln und hohem Öl-Anteil

Vermeidungsgrund

  • Auslaufen
  • Durchschlagen
  • Ausbleichen
  • beschleunigte Alterung

Optimal

  • Papieretiketten aus alterungsbeständigem Papier
  • archivtaugliche Selbstklebeetiketten mit Acrylatbeschichtung (bei wasserabweisenden Oberflächen)
  • geeignete Klebstoffe verwenden
  • dextrinbeschichtete, wasseraktivierbare Etiketten

Vermeiden

  • Selbstklebeetiketten oder Klebebänder aus dem Büro- oder Bastelbedarf
  • PVC
  • weichmacherhaltige Materialien

Vermeidungsgrund

  • irreversible Schäden durch Weichmacher in den Klebstoffen
  • Vergilben
  • Rückstände auf den Einbandmaterialien
  • beschleunigte Alterung

Optimal

  • Aufkleben auf alterungsbeständiges Papier (als Puffer zwischen Barcode und Original)
  • Einkleben mit Stärkekleister oder Methylcellulose
  • dextrinbeschichtete, wasseraktivierbare Etiketten

Vermeiden

  • Aufkleben von Selbstklebeetiketten direkt auf Originale
  • Überkleben der Barcodes mit Selbstklebestreifen

Vermeidungsgrund

  • kaum mehr lösbar
  • Klebstoff verursacht starke Flecken
  • schnelle Alterung und Abfallen der Etiketten
  • Weichmacherwanderung

Signieren verschiedener Materialien

Optimal

  • Prägestempel
  • lichtbeständige, wasserfeste Stempelfarbe (Tinte auf Pigmentbasis, DIN ISO 11798)

Vermeiden

  • wasserlösliche, säurehaltige Farbstoffe
  • hoher Öl-Anteil
  • Stempeln historischer Bücher

Vermeidungsgrund

  • Verwischen
  • Auslaufen der Farben
  • Durchschlagen

Optimal

  • wenn überhaupt, dann: weicher Bleistift (2B) auf Vorder- oder Rückseite (bei fotografischen Materialien nicht auf die Schichtseite signieren)
  • Signieren mit Archivstift (Pigment-Fineliner) auf dem Umschlag oder dem Präsentierkarton
  • bei der Beschriftung sehr vorsichtig vorgehen und keine CD-Stifte benutzen, da diese durchschlagen
  • besser die Schutzumschläge beschriften

Vermeiden

  • Kugelschreiber
  • Tinte
  • Filzstifte
  • Tusche
  • Stempel
  • Selbstklebeetiketten (auch auf den Umschlägen)

Vermeidungsgrund

  • lassen sich nicht entfernen
  • können bei Feuchtigkeit ausbluten
  • schlagen häufig zur Bildseite durch
  • führen zu Schäden in der Fotoemulsion

Optimal

  • Papierschild vorsichtig mit dünnem Seidenfaden annähen
  • nur wenn es wirklich nötig ist: permanente, lichtechte Tinte aus der Seidenmalerei (lösemittelfreie Fineliner)

Vermeiden

  • lösemittelhaltige, nicht lichtechte Stifte

Vermeidungsgrund

  • Durchschlagen
  • Verschmieren
  • Verlaufen
  • Ausbleichen der Farbstoffe

Optimal

  • weicher Bleistift (2B) für gestrichenes Papier
  • Archivschreiber für CD, DVD und andere Kunststoffe
  • säure- und lösemittelfreie, lichtechte Pigmenttinte

Vermeiden

  • lösemittelhaltige, nicht lichtechte Stifte
  • ungeeignete Schreibstoffe, z. B. zu harte Bleistifte, Kugelschreiber, wasserlösliche Stifte

Vermeidungsgrund

  • Ausbleichen
  • Reaktionen mit dem Beschreibstoff
  • Auslaufen, Verwischen

Quelle

  • Kobold, Maria; Moczarski, Jana; Universitäts- und Landesbibliothek Darmstadt; Hessisches Landesarchiv (Hrsg.) (2020): Bestandserhaltung: ein Ratgeber für Verwaltungen, Archive und Bibliotheken. 3., überarbeitete und erweiterte Auflage, Darmstadt, ISBN 978-3-88443-058-3. DOI: 10.25534/tuprints-00011407
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