Schonendes Digitalisieren

Allgemeines

Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist, dass ein Schutz der Originale und/oder deren ortsunabhängige Zugänglichmachung erreicht werden kann. Jedoch bedeutet auch die schonendste Digitalisierungstechnik immer eine erhebliche konservatorische Beanspruchung und Gefährdung für das wertvolle Schriftgut. Daher sind vor dem Beginn eines Digitalisierungsprojekts der Ablauf, die verwendete Technik und die Grenzen der Digitalisierung mit dem Fachpersonal zu besprechen und festzulegen. Die Auswahl einer geeigneten Digitalisierungstechnik hängt immer von dem zu digitalisierenden Bestand ab. Denn empfindliche Bindungen und Vorlagen konnten durch unsachgemäße Digitalisierungsmaßnahmen schnell Schaden nehmen. Die Verfahren sollten in Abstimmung mit einer restauratorischen Fachkraft je nach Art, Eigenschaften und Zustand des Schriftguts bewertet und genutzt werden.

Vorbereitung

Grundsätzlich sollte vor einer Digitalisierung eine Reinigung unter der Sicherheitswerkbank vorgenommen werden. Bei losen Schriftstücken in Akten ist auch das Entfernen von Metallteilen, z. B. Büroklammern, sinnvoll. Die Einzeldokumente können so gleichmäßiger und plan digitalisiert werden. Beim Zurücklegen der Einzeldokumente ist die Blattreihenfolge unbedingt einzuhalten, um einen Verlust der Authentizität der Akte zu vermeiden. Eine Foliierung vorab dient nicht nur dem Erhalt der Ordnung und Reihenfolge, sondern beugt auch Verlusten vor. Diese sollte schonend und reversibel mit einem weichen Bleistift der Starke HB oder 2B erfolgen. Außerdem ist eine Prüfung bzw. Qualitätssicherung des Ergebnisses einfacher möglich.

Durch zusätzliche konservatorische Maßnahmen, z. B. durch Rissschließungen, Anfaserungen oder wässrige Entsäuerungen, können die zu digitalisierenden Bestande zusätzlich stabilisiert werden. Ob vor der Digitalisierung eine konservatorische bzw. restauratorische Behandlung stattfinden muss, ist durch eine·n Restaurator·in zu klären. Wenn der konservatorisch-restauratorische Aufwand allerdings sehr hoch ist, um das Schriftgut digitalisierungsfähig zu machen oder die Digitalisierungstechniken nicht die Möglichkeit bieten, Stücke, die aufgrund ihres Formats, Gewichts, ihrer Bindung oder Öffnungseigenschaften in ausreichender Qualität zu digitalisieren, muss vorerst auf eine Digitalisierung verzichtet werden.

Transport

Beim Transport vom Magazin zur Digitalisierung gilt es neben der Einhaltung der Vorgaben der Integrierten Schädlingsbekämpfung diverse Maßnahmen vorzunehmen, um das Risiko des Verlusts oder einer Schädigung des Originals zu minimieren. Die Sicherung gegen mechanische Schäden durch nicht sachgemäße Transportkisten, die Absicherung gegen Diebstahl und Wasserschaden sowie die Vermeidung des Transports bei extremen Witterungsbedingungen sind hier zu nennen. Um zu vermeiden, dass Schriftgut mehrfach digitalisiert werden muss, ist die technische Zugänglichmachung in Form geeigneter Datenbanken sowie das Konzept für die Langzeitarchivierung vorab zu klären und eine eventuell schon vorhandene Verfilmung oder Digitalisierung zu überprüfen. So können Mehrfachdigitalisate verhindert und eine Schonung der Originale gewährleistet werden.