Heften, Klammern, Lochen und Bündeln

Allgemeines

Bei der Aktenbildung werden Schriftstücke gleichen Inhalts und Entstehungskontexts zusammengeführt. Hierbei ist darauf zu achten, kein Metall und keine weichmacherhaltigen Stoffe in das Schriftgut einzubringen. Diese führen zur Schädigung und damit zur Verringerung der Haltbarkeit des Papiers.

Folien

Klarsichtfolien aus Polypropylen (PP), PE (Polyethylen) oder Polyester (PET) und Papierumhüllungen können für Schrift- und Sammlungsgut eingesetzt werden, das in kleinerem als dem gängigen DIN A4-Format vorliegt. Diese Hüllen sind zwar zum einen sinnvoll, da sie den Verlust von kleineren Objekten verhindern können. Zum anderen ist aber immer kritisch zu prüfen, ob die Hülle die Originale nicht zusätzlich schädigt. Anhaltspunkte können hierbei die DIN ISO 9706 für alterungsbeständige Papiere, die DIN ISO 16245-A für Verpackungen sowie die DIN ISO 15549 für Materialien zur Fotoarchivierung geben. 

Bei der Fotoarchivierung muss generell darauf geachtet werden, dass die Dokumententaschen den P.A.T. Test (Photographic Activity Test, ISO 18916) bestanden haben. Hüllen aus Folien sollten jedoch für Originalfotos und Digitaldrucke nur bedingt Verwendung finden, da sich darin ein schädigendes Mikroklima und elektrostatische Aufladungen bilden können. Generell sind Umschläge aus Papier vorzuziehen.

Lochung

Nachträgliche Lochungen von historischen Materialien oder Fotos müssen unbedingt vermieden werden, um Text- und Bildverluste sowie die Schädigung der wertvollen Originalsubstanz zu verhindern.