Grundsätzliches zur Ausleihe

Zugang zu Beständen

Die zentralen Aufgaben von Archiven und Bibliotheken sind das Übernehmen, Erhalten und Zugänglichmachen der Materialien für Forschung, Ausbildung und Wissenschaft. Durch Ausleihen für Ausstellungen werden die sonst eher verborgen gelagerten Schätze präsentiert. Die Arbeit der Bibliothekar·innen und Archivar·innen rückt dadurch in das Bewusstsein der Öffentlichkeit.

Risiken

Die Ausleihe bzw. Ausstellung der Archivalien und Bücher bedeutet aber auch immer eine Gefahr, sei es durch den Transport oder auch durch die klimatischen und chemischen Einwirkungen während der Ausstellung. Daher sollte vorher immer kritisch geprüft werden, ob das angeforderte Objekt derartige Strapazen unbeschadet überstehen kann. Besonders empfindliche Objekte, wie Fotografien, oder kolorierte Grafiken, Aquarelle oder Pastelle, dürfen nur in Ausnahmefällen verliehen bzw. ausgestellt werden. Hier ist zu prüfen, ob auch mit Reproduktionen gearbeitet werden kann. Eigene Aufwendungen für die Recherche, Vorbereitung und die Restaurierung von Leihgaben sollte man sich von den Leihgeber·innen vergüten lassen.

Vorbereitungen

Wichtige Punkte, um eine bestmögliche Umgebung für die Objekte am Ausstellungsort einzufordern, sind:

• Sicherheit (ausreichende Versicherung, Bewachung)
• Verpackung sowie Transport (nur durch ausgewiesene Kunstspeditionen oder Restaurator·innen abwickeln)
• Bedingungen vor Ort (Klima, Licht, Vitrinen, Ausstellungsdauer, Fachpersonal)
• Lückenlose Dokumentation der Vorgänge

Wichtige Informationen zu den Gegebenheiten am Ausstellungsort bietet der Facility Report, den man von den Leihnehmer·innen anfordern sollte. Sind alle Fragen zufriedenstellend geklärt, kann die Ausleihe mit folgenden Dokumenten vorbereitet werden: 

• Checkliste Ausleihe
• Beispiel Leihvertrag
• Beispiel Ausleihprotokoll