Digitale Aufzeichnungen und Datenträger

Allgemeines

Digitale Daten sind Daten, die durch einen Digitalisierungsprozess zum Zwecke der Maschinenlesbarkeit und elektronischer Verarbeitung in Computern in Binärformat umgewandelt oder bereits als sogenannte "born digital"-Daten erzeugt wurden. Zu diesen Daten gehören z. B. die Katalogdatenbank in Archiv oder Bibliothek, ausschließlich digital erstellte E-Books oder der tägliche E-Mailverkehr. Digitale Publikationen, Korrespondenzen aus Dokumentenmanagementsystemen, digitale Nachlässe u. Ä. werden Bibliotheken und Archiven in den letzten Jahren vermehrt angeboten. Der rasante technologische Wandel führt dazu, dass die gespeicherten Daten schnell altern und nicht mehr interpretierbar sind. Werden diese nicht gepflegt, so kann es schon nach kurzer Zeit durch fehlende passende Software und Hardware zu einem völligen oder teilweisen Datenverlust kommen. Prüfsummen (Hashwerte) können zur Überwachung etwaiger Datenverluste eingesetzt werden.

Open Archival Information System

Das OAIS-Referenzmodell (Open Archival Information System bzw. Offenes Archiv-Informations-System), das von der NASA initiiert wurde, beschreibt in seinem Modell eine Organisation, die es mit den Herausforderungen einer funktionierenden Langzeitarchivierung digitaler Daten aufnimmt. OAIS ist ein Referenzmodell für ein dynamisches, erweiterungsfähiges Archivinformationssystem und wurde als ISO-Standard 14721:2003 veröffentlicht. Das Funktionsmodell definiert sechs Aufgabenbereiche:

• Datenübernahme (Ingest)
• Datenaufbewahrung (Archival Storage)
• Datenmanagement
• Systemverwaltung
• Planung der Langzeitarchivierung (Preservation Planning)
• Zugriff (Access)

Migration und Emulation

Empfehlenswert für die Erhaltung schnelllebiger digitaler Daten ist die regelmäßige Migration in ein entsprechendes aktuelles, offenes (nicht proprietäres) und weitverbreitetes Dateiformat. Wichtig ist, dass die dauerhafte Speicherung und die Anforderungen an die Integrität (Unveränderbarkeit der Archivalien), Authentizität (Archivalien stammen von dem·der angegebenen Urheber·in), Vollständigkeit (keine Archivalien wurden nachträglich entfernt) und die Lesbarkeit (Archivalien können angezeigt und interpretiert werden) sichergestellt sind. Nachteil einer Migration der Daten in ein aktuelleres Format ist häufig der Verlust von Eigenschaften. Empfehlenswert ist daher, bereits vorab signifikante Eigenschaften der Informationen zu definieren und diese bei der Auswahl des nächsten Dateiformats zu berücksichtigen. Emulation ermöglicht durch die Nachbildung einer Softwareumgebung diese Eigenschaften zu bewahren und die Daten auch auf neuen Computersystemen im Originalformat anzuzeigen.

Digitale Langzeitarchivierung

Nicht zu vernachlässigen ist die Anlage von aussagekräftigen Metadaten. Als Metadaten werden die Daten bezeichnet, "die semantische, strukturelle, administrative und technische Daten über andere Daten bereitstellen". Es sind also einfacher gesagt "Daten über Daten", die die Grundlage für eine systematische Langzeitarchivierung bilden. 2003 wurde ein Kooperationsverbund nestor zum Thema digitale Langzeitarchivierung gegründet. Mit nestor konnte ein Netzwerk errichtet werden, das spartenübergreifend Institutionen zusammenbringt und u.a. den Austausch von Informationen, die Teilung von Aufgaben, die Entwicklung von Standards und die Nutzung von Synergieeffekten fördert. Ähnlich arbeitet die Koordinierungsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST), ein Gemeinschaftsunternehmen von Schweizer Archiven, die für die Bearbeitung digitaler Daten praktische Hinweise bietet.