Benutzungsgrundsätze
Allgemeines
Durch die Aufstellung einer Benutzungsordnung über das Verhalten im Benutzerraum bzw. Lesesaal und die Vorlage von Archiv- und Bibliotheksgut können bereits vorab Gefahrenquellen eingedämmt werden. Deshalb sollte man grundsätzlich eine Benutzungsordnung festlegen und die Benutzer·innen durch Merkblätter oder regelrechte Schulungen an die Problematik heranführen. Der folgende Auszug aus der Musterarchivsatzung für Stadt- und Gemeindearchive in Hessen macht deutlich, wie die Benutzerordnung für ein Archiv aussehen könnte (Entwurf der Archivberatungsstelle Hessen, zuletzt aktualisiert am 23.08.2019).
§ 5 Ort und Zeit der Benutzung
(1) Das Archivgut wird während der festgesetzten Öffnungszeiten im Leseraum zur Einsichtnahme vorgelegt.
(2) Das Betreten der Magazine durch Benutzer ist untersagt.
(3) Die Nutzerin oder der Nutzer hat sich im Nutzungsraum so zu verhalten, dass andere Personen nicht behindert oder belästigt werden. Zum Schutz des Archivgutes ist es insbesondere untersagt, im Nutzungsraum zu rauchen, zu essen oder zu trinken. Taschen, Mäntel und dergleichen dürfen nicht in den Nutzungsraum mitgenommen werden.
§ 6 Vorlage von Archivgut
(1) Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, spätestens am Ende der jeweiligen Öffnungszeit wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen, die Reihenfolge der Dokumente zu verändern, Bestandteile des Archivguts zu entfernen, Vermerke im Archivgut anzubringen oder vorhandene zu tilgen sowie Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden.
(2) Bemerkt die Nutzerin oder der Nutzer Schäden an dem Archivgut, so hat sie/er dies unverzüglich dem Aufsichtspersonal anzuzeigen.
(3) Das (Stadt-/Gemeindearchiv) kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivgutes beschränken; es kann die Bereithaltung zur Nutzung zeitlich begrenzen.
(4) Auf die Versendung von Archivgut zur Nutzung außerhalb des (Stadt-/Gemeindearchivs) besteht kein Anspruch. Ausnahmsweise kann Archivgut an andere öffentliche Archive und zu Ausstellungszwecken auf Kosten der Ausleihenden ausgeliehen werden. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden. Für die Ausleihe zu Ausstellungszwecken ist ein Leihvertrag abzuschließen.
§ 7 Reproduktionen und Editionen
(5) Nutzerinnen und Nutzer können im Nutzungsraum selbst unter Aufsicht Fotografien von Archivgut anfertigen. Ausgenommen sind:
4. Archivgut, bei dem durch die Anfertigung von Aufnahmen ein besonderes Schadensrisiko besteht.
5. Um zu verhindern, dass andere Nutzerinnen und Nutzer durch das Fotografieren gestört werden, darf nur geräuschlos und ohne Verwendung weiterer Hilfsmittel fotografiert werden. Um den Erhaltungszustand nicht zu gefährden, darf weder mit Blitzlicht fotografiert noch bei gebundenem Archivgut der Falz zusätzlich beschwert werden.
- Genügend Platz auf dem Arbeitstisch lassen (Bücher nicht übereinander stapeln)
- Bei Büchern oder Akten mit festem Rücken (Rücken des Buchblocks klebt direkt auf dem Einband) unbedingt Keilkissen benutzen
- Auf saubere Hände bei der Benutzung achten
- Bei fotografischen Materialien, Filmen, modernen Medien und Metall Handschuhe benutzen
- Nutzer·innen sollte die Möglichkeit geboten werden, sich die Hände zu waschen (optimalerweise ohne durch das ganze Haus laufen zu müssen)